الاتصالات الإدارية

نشرت: - 12:00 ص بتوقيت مكة   عدد القراء : 73534

ـ العمليات الإدارية تقوم على تبادل البيانات والمعلومات، ومن ناحية أخرى فإن المدير كقائد في عمله يحتاج لكي يحقق أهداف المنظمة إلى التوجيه، وكذلك يحتاج إلى أن يفهم العاملين مع ويوجه سلوكهم بشكل يضمن عدم تعارض هذا السلوك مع الأهداف التنظيمية على الأقل.
وكل هذا يحتاج إلى الإتصال بهم باستمرار لتوجيههم وتنظيم أعمالهم ومتابعتها.
ـ إذن فالمعلومات والبيانات هي القلب النابض للعملية الإدارية وهي جوهر عمل القائد الإداري في المنظمة.
وبقدر ما تكون هذه المعلومات والبيانات دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فعالة.
ـ ونظرًا لأهمية الاتصالات في تصريف شؤون الإدارة، فهناك ضرورة قصوى لتنظيمها، وتحقيق فاعليتها، بحيث تنساب المعلومات والبيانات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم المختلفة لما فيه خير المنظمة وتحقيق أهدافها.
مفهوم الاتصالات الإدارية:
ومفهوم الاتصالات الإدارية يتضمن في الواقع أفكارًا أساسية يجب الإشارة غليها، وهي:ـ
1ـ أن هناك عدة أطراف لعملية الاتصال أو طرفين على الأقل يريد أحدهما [المرسل] أن يشارك الآخر [المستقبل] في فكرة معينة.
2ـ أن ذلك يتم عن طريق أسلوب معين أو فعل معين سواء كان الفعل لفظي أو غير لفظي، وسواء كان شفاهة أو كتابة.
3ـ أن لهذا الفعل [الاتصال] هدف لا يتم الاتصال بدون تحقيقه وهو إيجاد حالة مشتركة من المعرفة، وبقدر ما ينجح المرسل في الوصول إلى هذه الحالة بقدر ما تكون عملية الاتصال قد حققت أهدافها.
عناصر الاتصال
1ـ المرسل [sender] [أو مصدر المعلومات] وهو ذلك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة الآخرين لمشاعره أو أفكاره.
2ـ الرسالة [message] وتعني الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر من المرسل إلى هؤلاء الذين يود أن يشاركوه أفكاره أو مشاعره.
3ـ قناة الاتصال [channel] وهي الطريقة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل أو المستقبلين.
4ـ المستقبل [receiver]وهو ذلك الشخص أو المجموعة المستهدفة من عملية الاتصال والذي يريد المرسل أن يشاركوه في أفكاره ومشاعره.
5ـ الاستجابة [response] وهي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال، وهل حققت التأثير أو الهدف المطلوب أم لا؟ وهو ما يعتبره البعض المتمم لدائرة الاتصالات بين المستقبل والمرسل.
أنواع الاتصالات:
أولاً: الاتصالات الرسمية:
تتم الاتصالات الرسمية من خلال خطوات السلطة الرسمية وأبعادها، وتأخذ الاتصالات الرسمية ثلاثة اتجاهات أساسية هي:ـ
1ـ الاتصالات الهابطة: [Dow wards commuahication]
حيث تنساب التوجيهات والسياسات والقرارات والمعلومات كافة من الرؤساء إلى المرؤوسين.
2ـ الاتصالات الصاعدة: [Upwards communication]
وأغلب هذه الاتصالات من تقارير العمل التي يرفعها الرؤساء المباشرين إلى الإدارة العيا.
وكلما زادت الاتصالات الصاعدة أي الواردة للإدارة، عن الاتصالات الهابطة والصادرة عنها كلما أدى ذلك إلى كفاية المنظمة وزيادة انتاجيتها.
3ـ الاتصالات الأفقية: [Hori contal communications]
يأخذ هذا النوع مجراه بين أعضاء الإدارات والأقسام داخل المنظمة بهدف توفير عمليات التنسيق الضرورية للعمل.
ثانيًا: الاتصالات غير الرسمية:
وهي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال، وتعتمد أساسًا على مدى قوة العلاقة الشخصية التي تربط أجزاء التنظيم الإداري وبين أعضائه. ويلجأ إليها العاملون لتسهيل الأمور التنظيمية وتوفيرًا للوقت في جمع المعلومات.
وسائل الاتصالات:
هناك وسيلتان أساسيتان للاتصال الإداري، وهما:ـ
ـ الاتصال الشخصي أو المباشر بين المدير وبين المشرفين والعاملين.
ـ الاتصال الكتابي، والذي بموجبه تتاح الفرصة لاختيار كلمات الرسالة بحيث تكون أكثر تعبيرًا.
أولا: الاتصال الشخصي: Personalcommunication
ويعتبر الاتصال الشخصي أكثر مناسبة للموضوعات المعقدة والمثيرة للجدل [Controvercial] والتي يعقل مناقشتها أولا ثم ثيبت.
وهذا النوع من الاتصال هو إحدى أنواعه وأقربها إلى النفس وأكثرها فائدة لصالح العمل.
ثانيا: الاتصال الكتابي: Writtor communication
وهو الاتصال المعمول به في المنظمات الحكومية كافة والمنظمات الخاصة، الصغيرة منها والكبيرة، ويأخذ الاتصال الكتابي شكل المذكرات والاقتراحات والخطابات المتبادلة، والأوامر والتعليمات والتقارير الدورية والشكاوى.
* ويتوقف نجاح الاتصال إلى حد كبير على كل من المرسل والمستقبل وعلى كفاءة وسيلة الاتصال، فلا بد للمرسل من أن يكون شخصًا ماهرًا في التعبير لما يريد أن يوصله إلى المستقبل، كما أن المستقبل هو الآخر يحتاج إلى مهارة وقدرة على الاتصال والفهم لما يريد أن يقوله المرسل.
مقومات الاتصال الفعال والناجح:ـ
وللحصول على اتصالات فعالة وناجحة، يلزم مراعاة العوامل والاعتبارات التالية:ـ
* أن يكون موضوع الاتصال أو مضمون الرسالة واضحًا وعند مستوى فهم المرسل إليه وإدراكه، وأن يكون في نطاق اختصاصه وفي حدود السلطات المخولة له.
* أن تكون كمية المعلومات بالقدر الذي يمكن استقباله واستيعابه وأن تكون هذه المعلومات مهمة بالنسبة للمرسل إليه وجديدة وإلا فقدت أهميتها.
* أن تتم عملية الاسترجاع Fead back، وأن يتأكد المرسل من أن المرسل إليه قد أدرك الرسالة وانفعل معها، وذلك عن طريق ملاحظة رد فعله سواء بالتعبير الشفوي أو التصرف العملي.
* يجب أن تركز الرسالة ـ شفوية كانت أم كتابية ـ على الحقائق والمعلومات المهمة، مع شرح المعلومات الفنية وتبسيطها،والتعريف بالمصطلحات أو الحقائق غير المعروفة ومقارنتها بما هو معروف.
* وهكذا يجب أن يكون هناك تنظيم سليم للاتصالات يكون مسؤولاً عن اقتراح وتنفيذ سياسة الاتصال في المنظمة، وأن يكون لدى الإدارة العليا قناعة بأهمية [إدارة الاتصال]، ودورها في تحقيق فعالية الاتصالات في المنظمة.
* معوقات الاتصال:ـ
ومن أهم المعوقات التي تقف في سبيل نجاح الاتصال ما يلي:ـ
أولا: معوقات شخصية:
ونقصد بها مجموعة المؤثرات التي ترجع إلى المرسل والمستقبل في عملية الاتصالات وتحدث فيها أثرًا عكسيًا، وتعزي هذه المعوقات بصفة عامة إلى الفروق الفردية التي تجعل الأفراد يختلفون في حكمهم وفي عواطفهم وفي مدى فهمهم للاتصال والاستجابة له، وكذلك مدى الثقة بين الأفراد فضعف الثقة بينهم يؤدي على عدم تعاونهم وبالتالي حجب المعلومات عن بعضهم البعض، مما يعقد عملية الاتصالات ويحد من فاعليتها.
ثانيًا: معوقات تنظيمية:ـ
* ويرجع أساسًا إلى عدم وجود هيكل تنظيمي يحدد بوضوح مراكز الاتصال وخطوط السلطة الرسمية في المنظمة، مما يجعل القيادات الإدارية تعتمد على الاتصال غير الرسمي والذي لا يتفق في كثير من الأحيان في أهدافه مع الأهداف التنظيمية.
* وقد يكون التخصص ـ وهو أحد الأسس التي يقوم عليها التنظيم ـ من معوقات الاتصال، وذلك في الحالات التي يشكل فيها الفنيون والمتخصصون جماعات متباينة لكل منها لغتها الخاصة [gargon] وأهدافها الخاصة فيصعب عليها الاتصال بغير الفنيين المتخصصين.
* عدم وجود سياسة واضحة لدى العاملين في المنظمة تعبر عن نوايا الإدارة العليا تجاه الاتصال أو قصور هذه السياسة.
* عدم وجود وحدة تنظيمية لجمع ونشر البيانات والمعلومات، وعدم الاستقرار التنظيمي يؤديان أيضًا إلى عدم استقرار نظام الاتصالات بالمنظمة.
ثالثا: معوقات بيئية:ـ
ونقصد بها المشكلات التي تحد من فاعلية الاتصال والتي ترجع إلى مجموعة العوامل التي توجد في المجتمع الذي يعيش فيه الفرد سواء داخل المنظمة أو خارجها.
ـ ومن بين هذه العوامل اللغة التي يستخدمها، واستخراجه لمعاني الكلمات في ضوء قيمه وعاداته تقاليده بالإضافة إلى عدم كفاية وكفاءة أدوات الاتصال، وعدم وجود نشاط اجتماعي على نطاق كبير في كثير من المنظمات.
ـ ومن الجدير بالذكر، أن طريقة الاتصال تتأثر بمدى التفاهم والتعاون القائم بين العاملين، فدرجة التفاهم والانسجام التي تتوافر بينهم تحدد أسلوب الاتصال ومدى فاعليته.
* الاتصال الفعال:ـ
ـ إن من واجبات الإدارة العليا أن تعمل على خلق المناخ السليم للاتصال الفعال، وذلك بوضع سياسة واضحة للاتصال تعمل على تحقيق الأهداف التنظيمية وإشباع الحاجات البشرية، حتى يكون الأفراد على علم تام بنشاط المنظمة وأهدافهما وخططها وبرامجها والعوامل السياسية والاقتصادية والاجتماعية التي تحكمها، وحتى يكون لديهم القدرة على تحقيق أهداف سياسة الاتصال بفاعلية ونجاح.
ـ إن أهمية الاتصال في المنظمة وضرورة تنفيذ سياسة له على نطاق واسع بها، وما يتطلبه ذلك من مهارات وخصائص فنية عند وضع أنظمة وتحديد وسائله وتحرير رسائله وإخراجها بالشكل المقنع بتطلب وجود فئة من الأخصائيين الأكفاء في هذا المجال لمعاونة الإدارات التنفيذية في تطبيق سياسة ونظام الاتصال، والعمل في إدارة تنشأ لهذا الغرض ضمن الهيكل التنظيمي يُطلق عليها إدارة الاتصالات، يكون من واجباتها تحقيق التنسيق بين الإدارات والأقسام المختلفة في المنظمة، وربط المنظمة بالمجتمع الذي تعيش فيه، كما تقوم أيضًا بتقصي مشكلات الاتصال ومعوقاته في مواقع التنفيذ، والوقوف على نقاط الضعف في وسائل خطوط الاتصال، والتقدم بالاقتراحات للتغلب عليها وتقويم النتائج.

التعليقات

11 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    وزير العدل الألماني يهدد فيسبوك وتويتر وجوجل

    هددت ألمانيا باتخاذ إجراءات قانونية ضد مواقع التواصل الاجتماعي المختلفة، إذا لم تكثف جهودها في محاربة ما أسماه الخطاب الداعي للكراهية أو "أوهام الإرهاب" الإسلامي.

    27 سبتمبر 2016 09:45:00

    الشرطة الأمريكية: منفذ هجوم هيوستن "محام نازي"

    أعلنت الشرطة الأميركية، اليوم الثلاثاء، أن محاميا كان وراء إطلاق النار داخل مركز تجاري في هيوستن، كبرى مدن ولاية تكساس، ما أسفر عن إصابة 9 أشخاص بجروح.

    27 سبتمبر 2016 09:30:00

    مجلس الشيوخ يصوت على فيتو أوباما ضد قانون مقاضاة السعودية

    قال زعيم الجمهوريين في مجلس الشيوخ الأمريكي ميتش مكونيل إن المجلس سيصوت، غداً الأربعاء، على ما إذا كان سيبطل الفيتو الذي استخدمه الرئيس باراك أوباما لنقض مشروع قانون يسمح لأقارب ضحايا

    27 سبتمبر 2016 01:25:00

    7 أسباب غير متوقعة تصيبك بالسرطان

    كشف تقرير نشره الموقع الهندى "بولد سكاى" 7 أسباب غير متوقعة تتسبب فى الإصابة بالسرطان، الذى يعد حالة تتكاثر فيها الخلايا السرطانية بمعدل غير طبيعى فى الجسم، مما يسبب الأورام التى يمكن أن تؤد

    27 سبتمبر 2016 01:15:00

    بالتفاصيل .. من هو وزير حرب داعش الجديد؟

    كشف القائد البارز في “الحشد العشائري” السني في محافظة الأنبار، ناظم الجغيفي، عن تنظيم “داعش” ضابطاً كبيراً في الحرس الجمهوري إبان عهد الرئيس العراقي الراحل صدام حسين في منصب وزير الحرب.

    27 سبتمبر 2016 01:10:00

    القرضاوي يعلن الجمعة يوم الغضب العالمي من أجل حلب

    دعا الأمين العام للاتحاد العالمي لعلماء المسلمين الشيخ علي القرضاوي، الأمة الإسلامية والعربية والعالم الحر إلى "إعلان الغضب العالمي" يوم الجمعة القادم 30 سبتمبر الجاري تحت شعار "اغضب لحلب" ا

    27 سبتمبر 2016 12:56:00

    بين التربية التوراتية عندهم وتجفيف الينابيع عندنا!!

    المدارس والجامعات في الكيان الصهيوني يتم فيها تدريس التوراة والتلمود بكثافة عالية جدًا، وأن الثقافة الدينية عند بني صهيون لها احترامها وتقديرها .

    26 سبتمبر 2016 08:05:00

    فشل بوتين الأكبر في سوريا

    ولكي تتكلّل هذه السياسة بالنجاح، كان لا بدّ من نصر عسكري ميداني، بقوة نيران ضخمة ، وتنسيق وتفاوض مع القوى الإقليمية المعنية بالملف السوري.

    24 سبتمبر 2016 11:42:00

    هل يدفع السوريون ثمن خطايا واشنطن؟!

    والحقيقة أن أوباما يُجادِل منذ العام 2012 بأن الولايات المتحدة لن تتدخل عسكرياً في الحرب الأهلية السورية.

    22 سبتمبر 2016 07:10:00

    ضربة حفتر والطريق إلى الحرب الأهلية

    استيلاء حفتر على المثلث النفطي سيفتح الطريق لمرحلة جديدة أكثر دموية في الحرب الأهلية التي تُعاني منها ليبيا منذ العام 2011.

    21 سبتمبر 2016 07:30:00

    حلم المالكي بتحويل القبلة إلى كربلاء!!

    لم يكن غريبًا أن يندفع مئات الآلاف من الإيرانيين إلى تغيير وجهتهم صوب مرقد الإمام الحسين في كربلاء، بعد أن منعت السلطات الإيرانية الحج إلى مكة هذا العام.

    19 سبتمبر 2016 09:00:00

    ليبيا والتدمير على الطريقة العراقية

    كلمة السر في النفط ، فجميع الخلافات والصراعات قابلة للتسوية والطي والمسامحة ، إذا التقت المصالح وتصافحت المنافع .

    17 سبتمبر 2016 07:12:00

    إغلاق