كيف تقوم بتصميم وتوصيف الوظائف في مؤسستك؟

نشرت: - 12:21 ص بتوقيت مكة   عدد القراء : 10826

media//_new_jobsearchnewspaper[1].jpg

محمد أحمد العطار

يقول د. جمال الدين محمد المرسي: " قد يواجه المدير في الواقع العملي أنه لا يجد وحدة العمل موجودة بالفعل، ومن ثم يسعى إلى خلق وظائف جديدة تمامًا داخل وحدة العمل، كما قد تكون الطريقة  التي يؤدى بها العمل لا تتسم بالفعالية المطلوبة ومن ثم تبرز الحاجة إلى تغييرها، في مثل هذه الحالات فإن الإدارة قد تقرر تغيير الطريقة التي يؤدى بها العمل من أجل تمكين وحدة العمل من أدائه بطريقة أكثر كفاءة وفعالية، وهو ما يتطلب إعادة تصميم الوظائف الحالية". وهذا ما سنتناولة من خلال عناصر المقال وهي:

1- ما هو تصميم الوظيفة؟

2- طرق تصميم العمل.

3- توصيف الوظيفة.

4- أهمية توصيف الوظائف.

أولًا: ما هو تصميم الوظيفة؟

يقول د. أحمد ماهر: " يقصد بتصميم الوظيفة تحديد طريقة أداء العمل، ونوع الأنشطة والمهام التي ستؤدى، وحجم المسؤوليات، والأدوات والفنون المستخدمة في الأداء، وطبيعة العلاقات الموجودة في الوظيفة، وشكل ظروف العمل المحيطة". ويقول د. جمال الدين محمد مرسي: " يقصد بتصميم الوظيفة عملية تحديد الطريقة التي يجب أن يؤدى بها العمل، والمهام المطلوبة للقيام به، أما إعادة تصميم الوظيفة فيشير إلى عملية تغيير المهام أو الطريقة التي يؤدى بها العمل في وظيفة حالية، ويحتاج التصميم الفعال للوظائف إلى تحقيق الفهم الواسع للوظيفة وفقًا لواقعها الحالي من خلال التحليل الوظيفي".

ويقول ميشيل أرمسترونج: " يمكن تعريف تصميم العمل كمواصفات للمحتوى وطرق وعلاقات الوظائف من أجل إرضاء المتطلبات التكنولوجية والتنظيمية، وكذلك المتطلبات الاجتماعية والشخصية لحامل الوظيفة ".

ويقول د. عادل محمد زايد: " هي عملية تقسيم وترتيب أنشطة وأعمال المنظمة إلى مجموعات من الوظائف، ويراعى عند تصميم الوظيفة مجموعة متغيرات مرتبطة بالمنظمة وشاغل الوظيفية والمتغيرات البيئية".

إن تصميم الوظيفة له هدفان: أولًأ، تحقيق متطلبات التنظيم من أجل الإنتاجية والكفاءة العملية وجودة المنتج أو الخدمة، وثانيًا: إشباع حاجات الأفراد من الاهتمام والتحدي والإنجاز، ومن الواضح أن هذه الأهداف متداخلة ولكن الهدف العام لتصميم العمل هو تكامل احتياجات الفرد مع تلك الخاصة بالتنظيم.

ثانيًا: طرق تصميم العمل:

يجب أن يبدأ تصميم العمل من تحليل متطلبات المهمة، تلك المتطلبات ستكون وظيفة لهدف التنظيم وتقنيته وهيكله ويجب أن يأخذ التحليل في اعتباره أيضًا عملية اتخاذ القرار ـ أين وكيف يجب ممارسته ومدى تحويل المسؤلية للأفراد وفرق العمل.

الخصائص المحفزة التالية ذات أهمية أولية في تصميم العمل: الاستقلال، والفراسة، وضبط النفس والمسئولية: ( التنوع ـ استغلال القدرات ـ التغذية الاسترجاعية ـ الإيمان بضرورة المهمة )، هذه هي أسس الطريقة المستخدمة في إثراء الوظيفة.

 

ثالثًا: توصيف الوظيفة:

يقول د. أحمد ماهر: " هو عبارة عن النتيجة الملموسة لتحليل العمل، وتظهر في شكل وصف تفصيلي مكتوب للوظيفة، وهدفها وطبيعتها، والمهام ( أو الوجبات أو الاختصاصات أو المسؤليات )، وظروف أداء العمل، ومواصفات شاغل الوظيفة"، فوصف الوظائف يعني التسجيل المنظم لأبعاد الوظيفة ومكوناتها الأساسية والعوامل المحيطة بها في بطاقة أو كشف خاص لوصف الوظيفة، كمستند لتعريف الوظيفة، بحيث يعكس:  عوامل التقويم الداخلة في تكوين الوظيفة، ومهامها وواجباتها ومسؤولياتها، والحد الأدنى من مطالب التأهيل اللازمة لشغلها.

وهذه العناصر هي كما يلي:

1- تعريف بالوظيفة: ويشتمل ذلك على اسم الوظيفة ومستواها التنظيمي، والقسم والأدارة والقطاع التابعة له (اي موقعها في الهيكل التنظيمي)، ومستوى أو نطاق الأجر المحدد للوظيفة ومن الذي قام بإعداد التوصيف، ومن الذي اعتمده وتاريخ إعداد التوصيف.

2- ملخص عام للوظيفة: وهو عبارة عن سطرين إلى ثلاثة سطور تعطي فكرة الوظيفة وهدفها وطبيعتها وما تستلزمه من متطلبات للأداء.

3- المسئوليات والواجبات: وهي تحديد للمسئوليات والواجبات الملقاة على عاتق الوظيفة وفيها يتم تحديد المهام والأنشطة التي تؤدي داخل الوظيفة وطرق الأداء، والمواد والآلات اللازمة للأداء، والمستوى الإشرافي الذي يشرف على الوظيفة، وكذلك المستويات التنظيمية أو الوظائف الأخرى التي تشرف عليها الوظيفة، وطبيعة ذلك الإشراف ونطاق الإشراف.

4- ظروف وبيئة العمل: وفي هذا الجزء من التوصيف يتم تحديد الظروف الطبيعية، أو المادية التي يمارس فيها العمل، أو التي يتعرض لها شاغل الوظيفة، وهي الضوضاء والحرارة والأتربة والغازات وطبيعة موقع العمل (داخل مكاتب أو في ساحات مفتوحة) وما إلى ذلك من ظروف بيئة العمل.

5- مواصفات شاغل الوظيفة: وتعني المؤهل العلمي، وسنوات الخبرة، والمهارات، واجتياز اختبارات معينة، وأي مواصفات أخرى ضرورية، ويوضح الجدول التالي مثالًا على توصيف الوظائف.

وصف الوظيفة

اسم الوظيفة: رئيس قسم المشتريات

رقم الوظيفة: 536

الإدارة: الشئون التجارية

القسم المشتريات

الدرجة: 12

 

الهدف من الوظيفة

تأمين احتياجات الشركة من المواد والخامات والتجهيزات، من خلال استلام احتياجات الأقسام المختلفة والتعامل مع الموردين لتوفير هذه الاحتياجات.

المهام والمسئوليات

1-    تخطيط احتياجات الأقسام المختلفة من المواد والخامات والتجهيزات، وإعداد الميزانية التقديرية الخاصة بالمشتريات والمواد والإمداد.

2-    استقبال الطلبات من المواد والخامات والتجهيزات من الأقسام المختلفة، وتنظيمها بشكل يساعد إعداد طلبات الشراء.

3-    البحث عن أفضل الموردين، والاحتفاظ بسجلات منتظمة عنهم، والحفاظ على علاقات طيبة معهم.

4-    التفاوض مع الموردين للحصول على أنسب الأسعار وشروط الشراء والتسليم والدفع وأي شروط أخرى.

5-    اعتماد اشعارات الصرف النهائية الخاصة بمستحقات الموردين، ومساعدتهم على الحصول على مستحقاتهم.

6-    الاحتفاظ بكتلوجات متكاملة للأصناف التي يتم طلبها، والتسليم والدفع وأي شروط أخرى وبدائلها، ومورديها، ووجود الطلب فيها.

7-    التنسيق مع إدارة التكاليف والإدارة الهندسية بصدد التوصية بالتعامل مع موردين معينين.

8-    المساهمة في فحص ما يتم شراؤه من خلال إتباع إجراءات الاستلام وإجراء الفحوص والاختبارات اللازمة.

9-    المشاركة في تحديد حدود الطلب المثلى على الأصناف، وفترة التوريد، وحدود الأمان الواجب الاحتفاظ بها في المخازن.

10-  الإشراف على أخصائي المشتريات، والعاملين في قسم المشتريات واختيارهم وتدريبهم وتحفيزهم وتقييمهم وتنميتهم.

11-       ما يسند إليه من أعمال أخرى مشابهة في مجال العمل.

الاتصالات

الخارجية: تنمية علاقات طيبة مع الموردين، التعرف على مختبرات جودة المواد والمقاييس.

الداخلية: رفع تقارير عن سير العمل لمدير الموارد والإمداد، الإشراف على المرؤوسين وتوجيههم وتحفيزهم وتنميتهم، رئاسة لجنة المشتريات، التعاون مع كافة الإدارات والأقسام بالمنظة.

السلطات المالية

يتصرف ويتعاقد في حدود 200 ألف جنية بصفة وظيفته.

ظروف العمل

 العمل بالشركة وخارجها، وزيارات دائمة للموردين، ورحلات داخلية وخارجية، وضغوط عالية، ومخاطر عالية.

مواصفات شاغل الوظيفة

1-    الصفات الجسمانية: سجل طبي كامل يشير إلى صحة جيدة، عدم وجود أي عاهات أو أمراض مستديمة تعوق العمل، شكل لائق ومهندم ونظيف.

2-    الصفات العقلية: 100% في اختبارات الذكاء العام، واللفظي والحسابي.

3-    التعليم: درجة جامعية في الإدارة أو الهندسة بتقدير عام جيد على الأقل، يفضل من له درجات أعلى (مثل دبلوم الإدارة).

4-    الخبرة والتدريب: خبرة 6 سنوات في مجال المشتريات، خبرة 3 سنوات في الإشراف على مرؤوسين، مهارة عالية في كتابة التقارير، ومعرفة كاملة بالجوانب المالية للعقود.

5-    الشخصية: دافعية عالية وحماس ظاهر لأداء العمل، شخصية متوازنة، قدرة على التكيف مع تغير الظروف الاجتماعية، قدرة عالية على الاتصال والتفاهم مع الغير.

6-    مواصفات خاصة: السن يتراوح بين 30 – 45 سنة، قادر وراغب على العمل ساعات إضافية، وفي عطلة نهاية الأسبوع.

     

 

رابعًا: أهمية توصيف الوظائف:

تستمد أهمية توصيف الوظيفة من استخداماتها المختلفة، وهي كما يلي:

1- تعريف شاغل الوظيفة بالمهام الموجودة في الوظيفة، وبالسلطات والعلاقات.

2- يتم اختيار العاملين بناء على مواصفات شاغل الوظيفة المحددة في الوصف.

3- يتم تحديد أجر الوظيفة بناء على ما يعكسه وصف الوظيفة من أهمية لها.

4- تتحدد الاحتياجات التدريبية بناء على ما يستطيع أن يقوم به الفرد من مهام مذكورة في وصف الوظيفة.

5- تتم الترقية للوظيفة بناء على ما تتوافر لدى الفرد من مواصفات مذكورة في بطاقة وصف الوظيفة.

ويعتبر توصيف الوظائف من الأدوات الهامة للإدارة، وهي تستخدم  في بعض الدول المتقدمة كالولايات المتحدة الأمريكية في التفاوض بين نقابات العمال، وبين أصحاب العمل، حيث تطالب النقابات بتوحيد مستوى الأجور على نطاق وظيفي معين، وهنا يلجأ أصحاب الأعمال والمنظمات الكبيرة إلى توصيف الوظائف كأداة لإثبات وجهة نظرهم في أن هناك فروقًا حقيقية بين الوظائف طبقًا لما يوضحه توصيف كل وظيفة، وأن هذه الفروق تستلزم التفرقة في الأجر الذي يدفع لكل وظيفة، أيضًا فإن توصيف الوظائف يلعب دورًا هامًا في حل النزاعات والصراعات التي تنشأ بين العاملين وبين أصحاب الأعمال.

كما أن توصيف الوظائف يمكن الأستفادة منه في تصميم وتطوير نظم الاختبارات الخاصة باختيار العاملين الجدد، وكذلك في وضع معايير للأداء لكل وظيفة طبقًا لأعبائها ومسئولياتها.

 

خامسًا: نصائح للأخصائي تحليل العمل:

وفيما يلي بعض النصائح التي تساعد أخصائي تحليل العمل عند قيامه بإعداد توصيف الوظائف، وهي:

1- كن واضحًا: يجب أن يكون توصيف الوظيفة مكتوبًا بشكل بسيط وكامل، ويعبر عن المهام والأنشطة بوضوح.

2- حدد مجال عمل الوظيفة: عند تعريف الوظيفة حدد بالضبط مجال ونطاق عمل الوظيفة، وطبيعة عملها، والعلاقات بينها وبين الوظائف الأخرى، وأهمية تلك العلاقات.

3- كن محددًا عند اختيارك للكلمات التي تصف الوظيفة: عند اختيارك للكلمات التي تصف الوظيفة اختر تلك العبارات التي توضح ما يلي: ( طبيعة ودرجة تعقد العمل ـ مستوى المهاراة المطلوبة لأداء العمل ـ المشكلات النمطية التي تواجه شاغل الوظيفة ـ حدة ونطاق مسؤوليات شاغل الوظيفة ـ درجة ونوع الإشراف الواقع على الوظيفة )، وبصفة عامة فإن الوظائف الدنيا في التنظيم تحتاج إلى تفصيلات كثيرة عن المهام والأنشطة التي تقوم بها، أما الوظائف الأعلى فتحتاج إلى تحديد مجالات العمل.

4- وضح المسؤوليات الإشرافية: أعرض بوضوح ما إذا كان شاغل الوظيفة يقوم بتنفيذ الأعمال أو المسؤوليات الملقاه على عاتقه، أم أنه يقوم بالإشراف على تنفيذها، وتفويض سلطاته للآخرين، ومساعدتهم فنيًا، لأن ذلك يحدد المستوى الإشرافي الذي تقع في نطاقه الوظيفة، وما إذا كان شاغلها يمارس عملًا متخصصًا أو عملًا إداريًا.

5- كن مختصرًا: تذكر أن العبارات المختصرة والدقيقة سوف تحقق الهدف من إعداد التوصيف.

6- راجع: تأكد من أن التوصيف الذي أعددته يفي بالمتطلبات الأساسية أم لا، وهل يستطيع الموظف الجديد أن يتفهم عمله إذا ما قدم له التوصيف؟.

 

وأخيرًا يمكنك عزيزي القارئ أن تحصل على معلومات غزيرة عن تحليل العمل ووصف العمل من خلال المواقع المذكورة أدناه، وهي مواقع تعطيك عناوين مكاتب استشارية تعطيك المعونة في تحليل وتوصيف الوظائف، كما أنها تقدم لك أمثلة من بطاقات وصف الوظائف لعدد هائل من الوظائف.

www.job-analysis.net . www.hronline.com/job.asp-about,asp . www.hr-guide.com\data\025

 

أهم المراجع:

1- تقنيات الإدارة، ميشيل أرمسترونج.

2- مبادئ إدارة الأعمال، أ.د. أحمد بن عبد الرحمن الشميمري، أ.د. عبد الرحمن بن أحمد هيجان، د. بشرى بنت بدير المرسي غنام.

3- إدارة الموارد البشرية، د. أحمد ماهر.

4- الأدارة الاستراتيجية للموارد البشرية، د. جمال الدين محمد المرسي.

5- إدارة الموارد البشرية رؤية استراتيجية، د. عادل محمد زايد.

التعليقات

1 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    النفيسي عن "عاصفة الحزم": لا تصدقوا الحوثي ولو تعلق بأستار الكعبة

    عقَّب المفكر الاستراتيجي الكويتي الدكتور عبدالله النفيسي على عملية "عاصفة الحزم" ضد الحوثيين خلال مداخلة هاتفية له على قناة وصال الفضائية.

    28 مارس 2015 02:20:00

    هذه مكافأة الحوثيين للمتمرد "عبدالحافظ السقاف"!

    أصدر اللواء جلال الرويشان، المكلف من قبل الحوثيين بالقيام بمهام وزير الداخلية، قرارًا قضى بتعيين قائد جديد لقوات الأمن الخاصة.

    28 مارس 2015 02:10:00

    لقاء سعودي - مصري - يمني يسبق القمة العربية

    وصل خادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز إلى شرم الشيخ، لحضور القمة العربية. إذ استقبله فور وصوله إلى المطار الرئيس المصري عبدالفتاح السيسي.

    28 مارس 2015 02:00:00

    رسالة من الرئيس هادي إلى أبناء الشعب اليمني

    وجَّه رئيس الجمهورية اليمنية عبدربه منصور هادي، الجمعة، رسالة هامة لأبناء الشعب اليمني.

    28 مارس 2015 01:50:00

    القوات المسلحة السعودية على الحدود لصد أي عدوان بري

    أكد العقيد حسن عقيلي، قائد قوات حرس الحدود في منطقة الحرث الحدودية في لقاء مع قناة "العربية"، أنه ومنذ بدء عملية "عاصفة الحزم"، فجر الخميس، حدثت بعض السيناريوهات وحالات تقدم.

    28 مارس 2015 01:40:00

    وفاة فواز الأسد بعد عقود من الترهيب.. وارتياح في اللاذقية

    نقلت مصادر وثيقة الصلة بما يجري في محافظة اللاذقية على الساحل السوري خبر وفاة فواز جميل الأسد ابن عم الرئيس السوري بشار الأسد في مستشفى الندى بالمحافظة ذاتها مساء أمس الجمعة.

    28 مارس 2015 01:30:00

    عاصفة "الحزم" وبداية ردع الإمبراطورية الإيرانية

    فقد عانى اليمنيون طويلًا من عبء طبيعة بلادهم الجيوسياسية، منطقة كانت ومازالت ساحة نموذجية لصراع القوى الكبرى، وذلك منذ قديم الأزل، بل وقبل ظهور الإسلام نفسه.

    28 مارس 2015 10:29:00

    لماذا لم تَدْعُ مصر "إسرائيل" للمؤتمر الاقتصادي؟!

    ويبدي الكاتب استغرابه من عدم دعوة الحكومة "الإسرائيلية" للمشاركة في المؤتمر الاقتصادي، ويؤكد أن ما ينقص مصر هو أن يتجول "الإسرائيليون" مستثمرين وسياحًا في الشوارع المصرية.

    25 مارس 2015 09:53:00

    دلالات التقارب المصري مع الانقلابيين الحوثيين

    العقلاء من الخبراء الإستراتيجيين يعتبرون أن خطر الحوثيين أصبح الآن أكبر من خطر تنظيم "داعش"، نظرًا للدعم الإيراني للحوثيين من خلال سيطرتهم على أهم المناطق الحيوية باليمن.

    23 مارس 2015 11:45:00

    قاسم سليماني.. والي العراق الجديد

    "اسمي "قاسم سليماني"، فلتعلم أنني أنا من يسيطر على السياسات الإيرانية في العراق ولبنان وغزة وأفغانستان".

    21 مارس 2015 10:27:00

    "مفكرة الإسلام" تكشف تصاعد المد الشيعي في موريتانيا ودور إيران

    على مدار تاريخها الطويل لم يكن للتشيع نفوذ على أرض موريتانيا، فهي تاريخيًّا أرض سنية مالكية المذهب، ولكن تطورات سياسية لاحقة هي التي قادت إلى تنامي نفوذ التشيع...

    19 مارس 2015 10:44:00

    تصريحات البشير عن الإخوان.. المصالح أولى

    ويخشى البشير أن يحسب نظامه الحاكم في السودان على الإخوان المسلمين أو الإسلام السياسي في ظل الجهود التي تبذلها الإمارات ومصر ودول خليجية أخرى للقضاء على القوى الإسلامية

    17 مارس 2015 09:26:00

    إغلاق