كيف تقوم بتصميم وتوصيف الوظائف في مؤسستك؟

نشرت: - 12:21 ص بتوقيت مكة   عدد القراء : 10866

media//_new_jobsearchnewspaper[1].jpg

محمد أحمد العطار

يقول د. جمال الدين محمد المرسي: " قد يواجه المدير في الواقع العملي أنه لا يجد وحدة العمل موجودة بالفعل، ومن ثم يسعى إلى خلق وظائف جديدة تمامًا داخل وحدة العمل، كما قد تكون الطريقة  التي يؤدى بها العمل لا تتسم بالفعالية المطلوبة ومن ثم تبرز الحاجة إلى تغييرها، في مثل هذه الحالات فإن الإدارة قد تقرر تغيير الطريقة التي يؤدى بها العمل من أجل تمكين وحدة العمل من أدائه بطريقة أكثر كفاءة وفعالية، وهو ما يتطلب إعادة تصميم الوظائف الحالية". وهذا ما سنتناولة من خلال عناصر المقال وهي:

1- ما هو تصميم الوظيفة؟

2- طرق تصميم العمل.

3- توصيف الوظيفة.

4- أهمية توصيف الوظائف.

أولًا: ما هو تصميم الوظيفة؟

يقول د. أحمد ماهر: " يقصد بتصميم الوظيفة تحديد طريقة أداء العمل، ونوع الأنشطة والمهام التي ستؤدى، وحجم المسؤوليات، والأدوات والفنون المستخدمة في الأداء، وطبيعة العلاقات الموجودة في الوظيفة، وشكل ظروف العمل المحيطة". ويقول د. جمال الدين محمد مرسي: " يقصد بتصميم الوظيفة عملية تحديد الطريقة التي يجب أن يؤدى بها العمل، والمهام المطلوبة للقيام به، أما إعادة تصميم الوظيفة فيشير إلى عملية تغيير المهام أو الطريقة التي يؤدى بها العمل في وظيفة حالية، ويحتاج التصميم الفعال للوظائف إلى تحقيق الفهم الواسع للوظيفة وفقًا لواقعها الحالي من خلال التحليل الوظيفي".

ويقول ميشيل أرمسترونج: " يمكن تعريف تصميم العمل كمواصفات للمحتوى وطرق وعلاقات الوظائف من أجل إرضاء المتطلبات التكنولوجية والتنظيمية، وكذلك المتطلبات الاجتماعية والشخصية لحامل الوظيفة ".

ويقول د. عادل محمد زايد: " هي عملية تقسيم وترتيب أنشطة وأعمال المنظمة إلى مجموعات من الوظائف، ويراعى عند تصميم الوظيفة مجموعة متغيرات مرتبطة بالمنظمة وشاغل الوظيفية والمتغيرات البيئية".

إن تصميم الوظيفة له هدفان: أولًأ، تحقيق متطلبات التنظيم من أجل الإنتاجية والكفاءة العملية وجودة المنتج أو الخدمة، وثانيًا: إشباع حاجات الأفراد من الاهتمام والتحدي والإنجاز، ومن الواضح أن هذه الأهداف متداخلة ولكن الهدف العام لتصميم العمل هو تكامل احتياجات الفرد مع تلك الخاصة بالتنظيم.

ثانيًا: طرق تصميم العمل:

يجب أن يبدأ تصميم العمل من تحليل متطلبات المهمة، تلك المتطلبات ستكون وظيفة لهدف التنظيم وتقنيته وهيكله ويجب أن يأخذ التحليل في اعتباره أيضًا عملية اتخاذ القرار ـ أين وكيف يجب ممارسته ومدى تحويل المسؤلية للأفراد وفرق العمل.

الخصائص المحفزة التالية ذات أهمية أولية في تصميم العمل: الاستقلال، والفراسة، وضبط النفس والمسئولية: ( التنوع ـ استغلال القدرات ـ التغذية الاسترجاعية ـ الإيمان بضرورة المهمة )، هذه هي أسس الطريقة المستخدمة في إثراء الوظيفة.

 

ثالثًا: توصيف الوظيفة:

يقول د. أحمد ماهر: " هو عبارة عن النتيجة الملموسة لتحليل العمل، وتظهر في شكل وصف تفصيلي مكتوب للوظيفة، وهدفها وطبيعتها، والمهام ( أو الوجبات أو الاختصاصات أو المسؤليات )، وظروف أداء العمل، ومواصفات شاغل الوظيفة"، فوصف الوظائف يعني التسجيل المنظم لأبعاد الوظيفة ومكوناتها الأساسية والعوامل المحيطة بها في بطاقة أو كشف خاص لوصف الوظيفة، كمستند لتعريف الوظيفة، بحيث يعكس:  عوامل التقويم الداخلة في تكوين الوظيفة، ومهامها وواجباتها ومسؤولياتها، والحد الأدنى من مطالب التأهيل اللازمة لشغلها.

وهذه العناصر هي كما يلي:

1- تعريف بالوظيفة: ويشتمل ذلك على اسم الوظيفة ومستواها التنظيمي، والقسم والأدارة والقطاع التابعة له (اي موقعها في الهيكل التنظيمي)، ومستوى أو نطاق الأجر المحدد للوظيفة ومن الذي قام بإعداد التوصيف، ومن الذي اعتمده وتاريخ إعداد التوصيف.

2- ملخص عام للوظيفة: وهو عبارة عن سطرين إلى ثلاثة سطور تعطي فكرة الوظيفة وهدفها وطبيعتها وما تستلزمه من متطلبات للأداء.

3- المسئوليات والواجبات: وهي تحديد للمسئوليات والواجبات الملقاة على عاتق الوظيفة وفيها يتم تحديد المهام والأنشطة التي تؤدي داخل الوظيفة وطرق الأداء، والمواد والآلات اللازمة للأداء، والمستوى الإشرافي الذي يشرف على الوظيفة، وكذلك المستويات التنظيمية أو الوظائف الأخرى التي تشرف عليها الوظيفة، وطبيعة ذلك الإشراف ونطاق الإشراف.

4- ظروف وبيئة العمل: وفي هذا الجزء من التوصيف يتم تحديد الظروف الطبيعية، أو المادية التي يمارس فيها العمل، أو التي يتعرض لها شاغل الوظيفة، وهي الضوضاء والحرارة والأتربة والغازات وطبيعة موقع العمل (داخل مكاتب أو في ساحات مفتوحة) وما إلى ذلك من ظروف بيئة العمل.

5- مواصفات شاغل الوظيفة: وتعني المؤهل العلمي، وسنوات الخبرة، والمهارات، واجتياز اختبارات معينة، وأي مواصفات أخرى ضرورية، ويوضح الجدول التالي مثالًا على توصيف الوظائف.

وصف الوظيفة

اسم الوظيفة: رئيس قسم المشتريات

رقم الوظيفة: 536

الإدارة: الشئون التجارية

القسم المشتريات

الدرجة: 12

 

الهدف من الوظيفة

تأمين احتياجات الشركة من المواد والخامات والتجهيزات، من خلال استلام احتياجات الأقسام المختلفة والتعامل مع الموردين لتوفير هذه الاحتياجات.

المهام والمسئوليات

1-    تخطيط احتياجات الأقسام المختلفة من المواد والخامات والتجهيزات، وإعداد الميزانية التقديرية الخاصة بالمشتريات والمواد والإمداد.

2-    استقبال الطلبات من المواد والخامات والتجهيزات من الأقسام المختلفة، وتنظيمها بشكل يساعد إعداد طلبات الشراء.

3-    البحث عن أفضل الموردين، والاحتفاظ بسجلات منتظمة عنهم، والحفاظ على علاقات طيبة معهم.

4-    التفاوض مع الموردين للحصول على أنسب الأسعار وشروط الشراء والتسليم والدفع وأي شروط أخرى.

5-    اعتماد اشعارات الصرف النهائية الخاصة بمستحقات الموردين، ومساعدتهم على الحصول على مستحقاتهم.

6-    الاحتفاظ بكتلوجات متكاملة للأصناف التي يتم طلبها، والتسليم والدفع وأي شروط أخرى وبدائلها، ومورديها، ووجود الطلب فيها.

7-    التنسيق مع إدارة التكاليف والإدارة الهندسية بصدد التوصية بالتعامل مع موردين معينين.

8-    المساهمة في فحص ما يتم شراؤه من خلال إتباع إجراءات الاستلام وإجراء الفحوص والاختبارات اللازمة.

9-    المشاركة في تحديد حدود الطلب المثلى على الأصناف، وفترة التوريد، وحدود الأمان الواجب الاحتفاظ بها في المخازن.

10-  الإشراف على أخصائي المشتريات، والعاملين في قسم المشتريات واختيارهم وتدريبهم وتحفيزهم وتقييمهم وتنميتهم.

11-       ما يسند إليه من أعمال أخرى مشابهة في مجال العمل.

الاتصالات

الخارجية: تنمية علاقات طيبة مع الموردين، التعرف على مختبرات جودة المواد والمقاييس.

الداخلية: رفع تقارير عن سير العمل لمدير الموارد والإمداد، الإشراف على المرؤوسين وتوجيههم وتحفيزهم وتنميتهم، رئاسة لجنة المشتريات، التعاون مع كافة الإدارات والأقسام بالمنظة.

السلطات المالية

يتصرف ويتعاقد في حدود 200 ألف جنية بصفة وظيفته.

ظروف العمل

 العمل بالشركة وخارجها، وزيارات دائمة للموردين، ورحلات داخلية وخارجية، وضغوط عالية، ومخاطر عالية.

مواصفات شاغل الوظيفة

1-    الصفات الجسمانية: سجل طبي كامل يشير إلى صحة جيدة، عدم وجود أي عاهات أو أمراض مستديمة تعوق العمل، شكل لائق ومهندم ونظيف.

2-    الصفات العقلية: 100% في اختبارات الذكاء العام، واللفظي والحسابي.

3-    التعليم: درجة جامعية في الإدارة أو الهندسة بتقدير عام جيد على الأقل، يفضل من له درجات أعلى (مثل دبلوم الإدارة).

4-    الخبرة والتدريب: خبرة 6 سنوات في مجال المشتريات، خبرة 3 سنوات في الإشراف على مرؤوسين، مهارة عالية في كتابة التقارير، ومعرفة كاملة بالجوانب المالية للعقود.

5-    الشخصية: دافعية عالية وحماس ظاهر لأداء العمل، شخصية متوازنة، قدرة على التكيف مع تغير الظروف الاجتماعية، قدرة عالية على الاتصال والتفاهم مع الغير.

6-    مواصفات خاصة: السن يتراوح بين 30 – 45 سنة، قادر وراغب على العمل ساعات إضافية، وفي عطلة نهاية الأسبوع.

     

 

رابعًا: أهمية توصيف الوظائف:

تستمد أهمية توصيف الوظيفة من استخداماتها المختلفة، وهي كما يلي:

1- تعريف شاغل الوظيفة بالمهام الموجودة في الوظيفة، وبالسلطات والعلاقات.

2- يتم اختيار العاملين بناء على مواصفات شاغل الوظيفة المحددة في الوصف.

3- يتم تحديد أجر الوظيفة بناء على ما يعكسه وصف الوظيفة من أهمية لها.

4- تتحدد الاحتياجات التدريبية بناء على ما يستطيع أن يقوم به الفرد من مهام مذكورة في وصف الوظيفة.

5- تتم الترقية للوظيفة بناء على ما تتوافر لدى الفرد من مواصفات مذكورة في بطاقة وصف الوظيفة.

ويعتبر توصيف الوظائف من الأدوات الهامة للإدارة، وهي تستخدم  في بعض الدول المتقدمة كالولايات المتحدة الأمريكية في التفاوض بين نقابات العمال، وبين أصحاب العمل، حيث تطالب النقابات بتوحيد مستوى الأجور على نطاق وظيفي معين، وهنا يلجأ أصحاب الأعمال والمنظمات الكبيرة إلى توصيف الوظائف كأداة لإثبات وجهة نظرهم في أن هناك فروقًا حقيقية بين الوظائف طبقًا لما يوضحه توصيف كل وظيفة، وأن هذه الفروق تستلزم التفرقة في الأجر الذي يدفع لكل وظيفة، أيضًا فإن توصيف الوظائف يلعب دورًا هامًا في حل النزاعات والصراعات التي تنشأ بين العاملين وبين أصحاب الأعمال.

كما أن توصيف الوظائف يمكن الأستفادة منه في تصميم وتطوير نظم الاختبارات الخاصة باختيار العاملين الجدد، وكذلك في وضع معايير للأداء لكل وظيفة طبقًا لأعبائها ومسئولياتها.

 

خامسًا: نصائح للأخصائي تحليل العمل:

وفيما يلي بعض النصائح التي تساعد أخصائي تحليل العمل عند قيامه بإعداد توصيف الوظائف، وهي:

1- كن واضحًا: يجب أن يكون توصيف الوظيفة مكتوبًا بشكل بسيط وكامل، ويعبر عن المهام والأنشطة بوضوح.

2- حدد مجال عمل الوظيفة: عند تعريف الوظيفة حدد بالضبط مجال ونطاق عمل الوظيفة، وطبيعة عملها، والعلاقات بينها وبين الوظائف الأخرى، وأهمية تلك العلاقات.

3- كن محددًا عند اختيارك للكلمات التي تصف الوظيفة: عند اختيارك للكلمات التي تصف الوظيفة اختر تلك العبارات التي توضح ما يلي: ( طبيعة ودرجة تعقد العمل ـ مستوى المهاراة المطلوبة لأداء العمل ـ المشكلات النمطية التي تواجه شاغل الوظيفة ـ حدة ونطاق مسؤوليات شاغل الوظيفة ـ درجة ونوع الإشراف الواقع على الوظيفة )، وبصفة عامة فإن الوظائف الدنيا في التنظيم تحتاج إلى تفصيلات كثيرة عن المهام والأنشطة التي تقوم بها، أما الوظائف الأعلى فتحتاج إلى تحديد مجالات العمل.

4- وضح المسؤوليات الإشرافية: أعرض بوضوح ما إذا كان شاغل الوظيفة يقوم بتنفيذ الأعمال أو المسؤوليات الملقاه على عاتقه، أم أنه يقوم بالإشراف على تنفيذها، وتفويض سلطاته للآخرين، ومساعدتهم فنيًا، لأن ذلك يحدد المستوى الإشرافي الذي تقع في نطاقه الوظيفة، وما إذا كان شاغلها يمارس عملًا متخصصًا أو عملًا إداريًا.

5- كن مختصرًا: تذكر أن العبارات المختصرة والدقيقة سوف تحقق الهدف من إعداد التوصيف.

6- راجع: تأكد من أن التوصيف الذي أعددته يفي بالمتطلبات الأساسية أم لا، وهل يستطيع الموظف الجديد أن يتفهم عمله إذا ما قدم له التوصيف؟.

 

وأخيرًا يمكنك عزيزي القارئ أن تحصل على معلومات غزيرة عن تحليل العمل ووصف العمل من خلال المواقع المذكورة أدناه، وهي مواقع تعطيك عناوين مكاتب استشارية تعطيك المعونة في تحليل وتوصيف الوظائف، كما أنها تقدم لك أمثلة من بطاقات وصف الوظائف لعدد هائل من الوظائف.

www.job-analysis.net . www.hronline.com/job.asp-about,asp . www.hr-guide.com\data\025

 

أهم المراجع:

1- تقنيات الإدارة، ميشيل أرمسترونج.

2- مبادئ إدارة الأعمال، أ.د. أحمد بن عبد الرحمن الشميمري، أ.د. عبد الرحمن بن أحمد هيجان، د. بشرى بنت بدير المرسي غنام.

3- إدارة الموارد البشرية، د. أحمد ماهر.

4- الأدارة الاستراتيجية للموارد البشرية، د. جمال الدين محمد المرسي.

5- إدارة الموارد البشرية رؤية استراتيجية، د. عادل محمد زايد.

التعليقات

1 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    بالصور.. "استشهد" ابنها فحملت السلاح ومعها ابنها الثاني لقتال الحوثيين

    لم يُثنِها استشهاد ابنها عبدالله عن حمل السلاح والنزول للميدان، واصطحاب ابنها الآخر، وحثه على الانضمام لصفوف المقاومة للتصدي للمعتدين.

    18 أبريل 2015 02:01:00

    "فجر ليبيا" تستعد للنفير ضد قوات حفتر في بنغازي وتاجوراء

    كشف مصدر في "شورى ثوار بنغازي" لـ"العربي الجديد" أن قوات المجلس تستعد لما سماه "صحوة خلال أيام" من خلال التجهيز لعملية كبيرة لاستعادة المناطق التي سيطرت عليها قوات حفتر.

    18 أبريل 2015 01:30:00

    أوباما يتهم دولًا خليجية بتأجيج الصراع في ليبيا

    اتهم الرئيس الأمريكي باراك أوباما "بعض الدول الخليجية" بتغذية لهيب الصراع في ليبيا، ودعا هذه الدول لأن تساعد في خفضه الآن.

    18 أبريل 2015 01:15:00

    "إسرائيل": الزمن ليس لصالح السيسي وسقوطه سيمس أمننا القومي

    عبَّر مركز أبحاث "إسرائيلي" مرموق عن خشيته من أن الزمن لا يلعب لصالح عبد الفتاح السيسي، وأنه في حال ظلت أوضاع مصر تحت حكمه على هذا النحو فإن فشله محقق، مما ينعكس بشكل كارثي على "إسرائيل".

    18 أبريل 2015 01:01:00

    بالفيديو.. نزوح مئات العوائل من الرمادي إلى العاصمة بغداد

    أكد مصدر مطلع، السبت، أن مئات العوائل النازحة من محافظة الأنبار قد قضت ليليتها أمس في العراء؛ لعدم حصولها على الموافقات الأمنية بالدخول إلى العاصمة بغداد.

    18 أبريل 2015 12:45:00

    القوات السعودية تقصف قرى حدودية بمحافظة صعدة معقل الحوثيين

    أفادت قناة "سكاي نيوز" بأن القوات السعودية تقصف قرى حدودية في مديرية رازح، بمحافظة صعدة اليمنية معقل الحوثيين.

    18 أبريل 2015 12:30:00

    هل تحقق حلم هرتزل أخيرا ؟

    "اتفاق قناة البحرين يحقق حلم هرتزل"

    18 أبريل 2015 08:15:00

    حوار حصري لمفكرة الإسلام مع الرئيس التنفيذي لمرصد الأقليات المسلمة

    فى ظل عالم تتعرض فيه الأقليات الإسلامية لانتهاكات شديدة فى حقوقها جاءت فكرة تأسيس مرصد الأقليات الإسلامية والذي كان لمفكرة الإسلام هذا الحوار الأول مع أحد مؤسسيه ورئيسه التنفيذي عصام الدين.

    15 أبريل 2015 08:44:00

    " الإعلام الخميني في خدمة الثورة "

    لقي الإعلام كعمل موجه ، اهتماما في أداء البشر ، حكومات وأفراد ، حيث اتخذ أداة لنقل المعلومات . وبفضل تأثيراته المتعددة تحول ليصبح علما له نسقه ومرجعياته

    13 أبريل 2015 01:54:00

    لا تسمحوا للنظام الإيراني بالتقاط أنفاسه !!!

    وشاءت أم أبت فقد كانت الانتخابات أداة طيعة ومطواعة لمرجعيتها ،التي تعتبر أن التمرد على أوامرها يساوي " الشرك بالله " كما يعبر عنه حاجي صادقي نائب ممثل المرشد الأعلى في الحرس الثوري

    13 أبريل 2015 01:51:00

    النووي الإيراني .. ضد العرب وليس لهم

    كثيرًا ما خرجت رؤى وتحليلات من نفر غير قليل من المثقفين العرب تحذر من أن امتلاك إيران للسلاح النووي إنما هو لخدمة المشروع الإيراني التوسعي في المنطقة العربية.

    13 أبريل 2015 08:20:00

    التدخل البري بين إحجام باكستان وإقدام مصر

    فلماذا تتدخل مصر بريا في اليمن؟ وهي تعلم مدى صعوبة هذا التدخل وحجم المثبطات التاريخية والشعبية والفنية الكبير تجاه أخذ قرار المشاركة.

    11 أبريل 2015 11:38:00

    إغلاق