كيف تجعل اجتماعات العمل فعالة؟

نشرت: - 06:08 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 8109

media/Palestine/araaab.jpg

         يقول ميشيل أرمسترونج: (يعتمد نجاح أو فشل الاجتماعات بصورة كبيرة علي رئيس الاجتماع)، ولذلك يعد رئيس الاجتماع هو المسئول الأول عن تحضيرالاجتماع بصورة فعالة, سواء من ناحية اختيار ميعاد أو مكانه أو من ناحية تحضير جدول أعمال الاجتماع, لذلك إن لم يتمكن رئيس الاجتماع من إدارة الاجتماع بطريقة فعالة فإن ذلك سيؤدي إلى ضياع الوقت وعدم تحقيق الأهداف المرجوة، وبالتالي تصبح الاجتماعات محبطة، ويمكننا تجنب هذا عن طريق التخطيط المسبق والانتباه إلى ما يدور أثناء الاجتماع, لذلك علينا التعرف على كيفية اختيار زمان ومكان الاجتماع،من أجل استفادة قصوى من تلك الاجتماعات و إنجاز الاهداف المخطط لها, وسنتناول موضوع إدارة الاجتماعات من زاويتين هامتين وهما:
1-   زمان الاجتماع وكيفية تحديده.
2-   مكان الاجتماع وكيفية إعداده.
أولاً : زمان الاجتماع وكيفية تحديده:
إن كنت تجتمع مع موظفيك دورياً وبشكل منتظم يصبح الموعد والزمان جزءاً من برنامج كل واحد منهم، وإذا كان الاجتماع لمناسبة خاصة،فعليك أن تختار الزمن المناسب للمشاركين جميعاً،فمثلا: تستطيع أن ترفق برسالة الدعوة عدداً من الخيارات لزمن الاجتماع،وهناك بعض الشركات تقوم بوضع عدد من الخيارات لزمن الاجتماع من خلالشبكة الإنترنت الداخلية, وإليك عزيزي القارئ مجموعة ضوابط في تحديد زمن الاجتماع :
أ‌-        اختيار أفضل الأوقات:
تفشل بعض الاجتماعات بسبب انعقادها بعد زمن طويل من وقوع الحدث الذي سيتم مناقشته في الاجتماع، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو ساعة غير مناسبة, ولذا يجب أن يحظى موضوع الاجتماع باهتمام المشاركين لكي يستحوذ على انتباههم، وقد يفشل الاجتماع إذا كان موضوعه في منافسة مع اهتمامات أخرى، لذلك فعليك أن تتعرف على الأعباء الملقاة على عاتق المشاركين مثل مواعيد إنجاز العمل أو المشكلات التنفيذية أو المشكلات الشخصية، وتتأكد أنهم في حالة استعداد جيدة للاجتماع .
ب‌-      الانضباط ببدء الاجتماع في موعده وعدم التأخير :
يحكي ( روبرت كريتيندون ) تجربته في شدة الاهتمام بضبط موعد الاجتماع فيقول: (لقد سمعت من محترفي إدارة الوقت وهم يقترحون اجتماعات مجدولة في ساعات غريبة مثل الساعة التاسعة وعشر دقائق بدلاً من الساعة التاسعة لكي تعطي إحساسا ًبالتعجل والخصوصية, وهذا يثير اهتمام الحضور بالتواجد في الوقت المحدد), لذلك يمكنك أن تسيطر بفاعلية علي الوقت بطرق عدة, وإحدى أفضل الطرق أن تحدد موعداً وتتمسك به, فعندما تعلن عن اجتماع لابد أن تحدد وقت البداية ووقت النهاية، وأن تعلم المشاركين أن الاجتماع سوف يبدأ عند الساعة الثالثة مساءً ولن ينتهي قبل الرابعة و النصف مساءً, أو أن تقول لهم ببساطة: (إن الاجتماع لن يزيد عن تسعين دقيقة).
 ويمكنك أن تكون حاسماً في الاجتماعات الصغيرة بشأن مسألة الوقت المحدد, ولكن يسمح بعض رؤساء الاجتماعات بتأجيل بدء الاجتماع لبعض الوقت، وذلك في حالة تأخر مدير أو أي شخصية هامة غائبة، أما في الاجتماع الضخم فتتزايد أهمية البدء في الوقت المحدد بسبب عدد الحاضرين، ولا يستطيع رئيس الاجتماع أن يؤخر الاجتماع انتظارا لحضور بعض الاعضاء.
نستخلص مما سبق أنه لكي تحدد وقت الاجتماع بفعالية فعليك أختيار أفضل الاوقات, وأن تكون حاسماً بشأن مسألة الوقت المحدد في موعد الاجتماعات، وبقي لنا أن نعرف أين يتم إنعقاد الاجتماع.
ثانيا: مكان الاجتماع وكيفية إعداده:
يعتمد اختيار المكان علي حجم الاجتماع والغرض منه, ففي معظم الإدارات يوجد قاعات مؤتمرات من مختلف الأحجام بحيث تستوعب أعدادًا ضخمة، وفي حالة إذا ما كان الغرض من الاجتماع خروج المجتمعين بفكرة أو خطة جديدة, وكان لدى الشركة المال الكافي فإن فكرة الذهاب إلي موقع خارج المؤسسة تعتبر جيدة، قد يتطلب ذلك الأمر مزيداً من الجهد، لكنه جدير بالعناء من حيث جودة الناتج. 
وإليك عزيزي القارئ بعض الضوابط بشأن كيفية إعداد مكان الاجتماع :
أ‌-        التنظيم الجيد لمكان الاجتماع:يتطلب لتنظيم مكان الاجتماع وجود عدة عوامل هامة يجب أن تتوفر في مكان الاجتماع، ومن تلك العوامل :
 
1-   يجب تحضير جميع الأدوات والمعدات اللازمة للاجتماع مسبقا، كذلك يحتاج المجتمعون إلى مقاعد مريحة ومكان متسع وإضاءة وتهوية كافيتين.
2-   يجب أن يتناسب ترتيب قاعة الاجتماعات مع نوع الاجتماع الذي ستعقده كمبدأ عام, فيجب أن توفر للمجتمعين إمكانية رؤية بعضهم البعض عندما يتبادلون الحديث والنقاش, وتفي قاعات المحاضرات والفصول الدراسية بغرض الاجتماعات الإعلامية أو اجتماعات المناقشات، لكن في حالة اجتماعات حل المشكلات واتخاذ القرارات فإن المائدة المستديرة تكون أفضل.
3-   اطلب كل ما يلزمك من تجهيزات قبل موعد الاجتماع، واختبرها قبل الموعد, ومن أجل اجتماع يكثر فيه التفاعل بين المجتمعين قد يلزمك سبورة بيضاء أو سبورة ورقية تُسجل عليها الأفكار أو الحلول، وربما يلزمك أجهزة هاتف بمكبرات صوت من أجل مشاركين في الاجتماع عبر الهاتف, وما إلي ذلك.
4-   لتفادي حصول إرباكات أو مشكلات قد تظهر في اللحظة الأخيرة، احرص علي تفقد المكان قبل موعد الاجتماع، وكذلك التأكد من عمل الأجهزة.
مثال : تجربة روبرت كريتيندون:
يحكي (روبرت كريتيندون ) عن تجربته الطويلة في واقع اجتماعات الشركات فيقول: (كنت دائما أول شخص يصل إلي مكان الاجتماع, وقد يبدو هذا على أنه ليس أفضل استغلال لوقت المدير, فقد كنت أحتاج إلي معرفة أن الغرفة قد أُعدت كما يجب, وكنت دائماً أريد أن أعتاد الغرفة, فأعرف أين مكيف الهواء أو أجهزة التدفئة، ومفاتيح الإضاءة وأجهزة الصوت، ومن هو المسئول عن كل هذا،وكنت أفحص مكبرات الصوت، وأيضاً كنت أريد أن أعرف أين تقع باقي الغرف، وإذا كان الاجتماع في فندق فكنت أريد أن أعرف ماهي الاجتماعات الأخري التي حجزت مكاناً مجاوراً؛ وذلك لأنني كنت ذات مرة أدير اجتماعاً رسمياً لجمعية ما في غرفة لا يفصلها عن حفل راقص إلا حاجز رفيع!!! ).
ب‌-     الاستخدام الفعال لوسائل المساعدة البصرية:يمكن أن تكون وسائل المساعدة البصرية من أعظم الأشياء المساعدة في الاجتماعات؛ فهي تعطى نتائج فعالة ومؤثرة, فالوسائل السمعية والبصرية المساعدة تساعد في:
·     التوضيح: أي أنها تفسر الأشياء المعقدة التى لا تستطيع الكلمات شرحها.
·     التمثيل: أي أنها تكشف شيئاً يثير الانتباه ويزيد من توضيح الفكرة.
·     التأكيد: أي أنها تكرر وتوضح أهمية فكرة ما أو مشروع معين.
·     التعزيز: أي أنها توضح فكرة رئيسة بوسيلة أخرى.
·     المراجعة: أي أنها تساعد على مراجعة المعلومات الهامة التي طرحت أثناء الاجتماع, وهذا عادة في نهاية العرض.
لذلك يجب تهيئة البيئة التى سوف تُستخدم فيها الوسائل البصرية المساعدة, فأنت تحتاج إلى غرفة مضاءة جيداً, ولكنك حينما تنوي استخدام الوسائل المساعدة البصرية سوف تحتاج إلى غرفة مظلمة إلى حد ما لتعزيز العروض علي الشاشة، ولا حاجة لإظلام الغرفة بالكامل, لكن يجب أن يوجد ضوء كاف كى تتمكن من الرؤية, وكى يتمكن الحضور من تدوين ملاحظاتهم.
عليك أيضاً أن تحافظ على تناسق الصور والرسوم البيانية والكتابات المطبوعة على الصور والعناوين واللوحات, كذلك عند استخدام الشرائح، امنح المشاهد ثوان ليرى كل شريحة قبل أن تبدأ بالحديث عنها, وإنها لفكرة جيدة أن تستخدم شريحة واحدة لفكرة واحدة, وصورة واحدة لكل شريحة, ولا تجعل التمييز بينهما أمراً صعباً على المشاهد .
كذلك إذا تحدثت, فقف جانباً، ووجهك إلى الحضور، ولا تتحدث إليهم وأنت تكتب, ويمكنك أن تترك أثراً دائماً بطباعة نسخ للشرائح، وتوزيعها في نهاية الاجتماع, وفوق كل شئ يمكنك أن تقدم عرضاً جيداً، وذلك بالتدريب ثم التدريب ثم التدريب.
          ج لا تنس الخدمات :إنها فكرة جيدة أن تتواجد القهوة والشاي والمشروبات الباردة خلف الغرفة, وماء مثلج علي الطاولات, فهذه الأشياء تقدم كبداية في اجتماعات الصباح .
فكرة أخيرة : استغل الاجتماع كمكافأة :
يقترح روبرت كريتيندون فيقول: (علي الرغم من أن بعض الاجتماعات كانت تعقد في الموقع أي في مكتب الشركة, إلا أن أغلبها كان في الفنادق أو في أحدي المنتجعات السياحية, وذلك كان يوفر لنا تغيير المنظر لدي المشاركين، ونقلهم بعيداً عن ازدحام المكتب فيساعدهم على الهدوء، واتخاذ قرارات فعالة، إن نقل الاجتماع من مكتب الشركة إلى الفنادق أو المنتجعات السياحية قد يعتبر مكافئة بالنسبة للمجتمعين لما فيه من خروج عن الجو العام التقليدي للشركة، ويشحنهم بجو جديد من الطاقة الإيجابية الفعالة، والتي سيكون لها ثمارها فيما بعد).
أهم المراجع :
1-   كتاب إدارة الاجتماعات، حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال,نقله إلي العربية وليد شحادة.
2-   عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.
3-   مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر.
4-   إذا كنت مديراً ناجحاً كيف تكون أكثر نجاحاً، ميشيل أرمسترونج.

التعليقات

0 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    أحمد منصور: حلب من نصيب بشار في خريطة تقسيم سوريا!

    أكد الإعلامي المصري أحد منصور أن كل المعطيات تشير إلى توافق أميركي- روسي حول ما يجري في سوريا من جرائم وتدمير وسحق للهوية والإنسان والبنيان والتاريخ والحضارة.

    01 مايو 2016 04:40:00

    "صادق خان" .. هل يصبح أول مسلم يقود العاصمة البريطانية؟

    قالت صحيفة نيويورك تايمز الأمريكية إن مرشح حزب العمال البريطاني لمنصب عمدة لندن "صادق خان" يعد من بين الأوفر حظا للفوز بالمنصب، وإنه في حال فوزه يعتبر أول مسلم يقود العاصمة البريطانية.

    01 مايو 2016 04:30:00

    "الشورى السعودي" يناقش نظاماً جديداً لحماية المال العام

    أصبح نظام حماية المال العام على طاولة أعضاء مجلس الشورى، تمهيدا لمناقشته والتصويت عليه خلال أسبوعين، وذلك بعد عامين من الدراسة والمراجعة.

    01 مايو 2016 04:20:00

    زعيم كوريا الشمالية يمنع الأعراس والجنائز!!

    أعلنت سلطات كوريا الشمالية، الأحد، عن منع الأعراس والجنائز، لتشديد الأمن استعدادا لاجتماع نادر للحزب الحاكم، أعلن عنه رئيس البلاد كيم جونغ أون.

    01 مايو 2016 04:10:00

    السعودية تعلن القبض على المتورط بتفجير مسجد الطوارئ بعسير (صور)

    تمكنت الأجهزة الأمنية السعودية من القبض على المطلوب للجهات الأمنية عقاب معجب العتيبي،المتورط في جريمة تفجير مسجد قوة الطوارئ الخاصة بعسير.

    01 مايو 2016 04:05:00

    القوات الروسية تنشئ مواقع جديدة لمدفعيتها حول حلب

    أكدت صحيفة بريطانية أمه لا حل يبدو في الأفق بشأن وقف مجازر حلب المستمرة منذ عشرة أيام.

    01 مايو 2016 04:00:00

    هل تشهد تونس ثورة جديدة؟!

    وقد شمل تقرير "العفو الدولية" العديد من انتهاكات حقوق الإنسان في تونس عقب ثورة 2010 منها التعذيب البدني والاغتصاب والتهديد به.

    01 مايو 2016 09:34:00

    خيارات العراق المُرة؛ إما الصّدر وإما التقسيم

    العراق بلد لم يستطع شعبه أن يتجاوز ذكريات الماضي المريرة ، وهو ما زال يجترها مرة بعد مرة ، حتى أوشك هذا البلد الكبير على الانفجار والانقسام .

    30 أبريل 2016 12:16:00

    الأزمة السورية بين مطرقة موسكو وسندان واشنطن

    والغريب حقاً أن واشنطن تحاول إقناع حلفائها في منطقة الشرق الأوسط بحذو حذوها تجاه الأزمة السورية بل أنها تحاول تقريب وجهات النظر بين حلفائها وبين الروس فيما يخص تلك الأزمة.

    25 أبريل 2016 08:22:00

    كيف نفهم التقارب التركي الإيراني الأخير؟

    لم يعد هناك ثمة ثوابت أو خطوط حمراء في ساحة الأحداث ، أمام تسوماني التغييرات الإقليمية والدولية التي تشهدها منطقة الشرق الأوسط منذ اندلاع ثورات الربيع العربي.

    23 أبريل 2016 09:44:00

    حفتر وداعموه .. والعبث بمستقبل ليبيا

    اجتمعت إرادة المجتمع الدولي على مساندة ما انتهت إليه العملية السلمية في ليبيا، والتي قادتها الأمم المتحدة وانتهت بتشكيل حكومة الوفاق برئاسة فايز السراج.

    21 أبريل 2016 10:58:00

    هل تشتعل حروب الذهب الأزرق في المنطقة؟!

    الشرارة الحقيقية لاندلاع هذه الثورة كان " المــاء " عندما غضب شبان من بلدة درعا في الجنوب السوري من تخصيص الحاكم المحلي الفاسد لخزان المياه الشحيحة، وكتبوا على الجدران عبارات مناهضة للحكم

    16 أبريل 2016 03:13:00

    إغلاق