كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت: - 02:41 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 36211

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    صحيفة أمريكية تبرز خطورة وقوف أوباما في صف إيران

    أكدت صحيفة أمريكية شهيرة أن باراك أوباما يقدم مساعدة واضحة لإيران وكشفت عن خطورة ذلك.

    03 مايو 2016 02:00:00

    عملية خاصة للاحتلال لإنقاذ جنوده في رام الله

    نفذت قوات كبيرة من جيش الاحتلال الصهيوني عملية عسكرية خاصة لإنقاذ قوة من الجنود تعرضوا للحصار من قبل عدد من الشبان كانوا يطاردونهم داخل قرية نعلين قرب رام الله وسط الضفة الغربية المحتلة.

    03 مايو 2016 01:30:00

    حركة الشباب تقتل 30 جنديا صوماليا وتسيطر على "رون نرجود"

    قتل 30 جنديا من الجيش الصومالي فى معارك شرسة مع مقاتلين من حركة الشباب اسفرت عن استيلائها علي منطقة " رون نرجود" في محافظة شبيلى الوسطى.

    03 مايو 2016 01:00:00

    الاحتجاج ضد النظام السوري خط أحمر في الجزائر

    كشف عدد من النشطاء السياسيين الجزائريين، أن الحكومة تعتبر الاحتجاج ضد جرائم النظام السوري خط أحمر لا يمكن تجاوزه في الجزائر، وأن الحكومة مصممة على مواصلة دعم بشار.

    03 مايو 2016 12:45:00

    مرصد الجريمة: تونس مرتع للفساد ومافيا التهريب تتحكم بالحكومة

    قال حاتم اليحياوي رئيس المرصد التونسي لمكافحة الإرهاب والجريمة المنظمة، أن تونس أصبحت الیوم مرتعا للفساد وذات سمعة عالمية سيئة فى مجال تبييض الأموال، فى وقت أصبح لبارونات التهريب سلطة

    03 مايو 2016 12:30:00

    القبض على هندوس طبعوا القرآن على أطباق الطعام

    خرج الآلاف من المسلمين متظاهرين ضد الحكومة الهندية، مطالبين بإلقاء القبض على أشخاص من البوذيين المتطرفين قاموا بطباعة آيات قرآنية على الأطباق الورقية وبيعها.

    03 مايو 2016 12:15:00

    هل تشهد تونس ثورة جديدة؟!

    وقد شمل تقرير "العفو الدولية" العديد من انتهاكات حقوق الإنسان في تونس عقب ثورة 2010 منها التعذيب البدني والاغتصاب والتهديد به.

    01 مايو 2016 09:34:00

    خيارات العراق المُرة؛ إما الصّدر وإما التقسيم

    العراق بلد لم يستطع شعبه أن يتجاوز ذكريات الماضي المريرة ، وهو ما زال يجترها مرة بعد مرة ، حتى أوشك هذا البلد الكبير على الانفجار والانقسام .

    30 أبريل 2016 12:16:00

    الأزمة السورية بين مطرقة موسكو وسندان واشنطن

    والغريب حقاً أن واشنطن تحاول إقناع حلفائها في منطقة الشرق الأوسط بحذو حذوها تجاه الأزمة السورية بل أنها تحاول تقريب وجهات النظر بين حلفائها وبين الروس فيما يخص تلك الأزمة.

    25 أبريل 2016 08:22:00

    كيف نفهم التقارب التركي الإيراني الأخير؟

    لم يعد هناك ثمة ثوابت أو خطوط حمراء في ساحة الأحداث ، أمام تسوماني التغييرات الإقليمية والدولية التي تشهدها منطقة الشرق الأوسط منذ اندلاع ثورات الربيع العربي.

    23 أبريل 2016 09:44:00

    حفتر وداعموه .. والعبث بمستقبل ليبيا

    اجتمعت إرادة المجتمع الدولي على مساندة ما انتهت إليه العملية السلمية في ليبيا، والتي قادتها الأمم المتحدة وانتهت بتشكيل حكومة الوفاق برئاسة فايز السراج.

    21 أبريل 2016 10:58:00

    هل تشتعل حروب الذهب الأزرق في المنطقة؟!

    الشرارة الحقيقية لاندلاع هذه الثورة كان " المــاء " عندما غضب شبان من بلدة درعا في الجنوب السوري من تخصيص الحاكم المحلي الفاسد لخزان المياه الشحيحة، وكتبوا على الجدران عبارات مناهضة للحكم

    16 أبريل 2016 03:13:00

    إغلاق