كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت: عدد القراء :33505

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    إذا وجدت إعلانا مخالفا اضغط هنا

    لأول مرة.. امرأة للتوجيه والإرشاد بالحرم المكي

    أصدرت رئاسة الحرمين قراراً بتكليف امرأة في منصب الإشراف على التوجيه والإرشاد بالحرم المكي

    22 ديسمبر 2014 09:10:00

    هل غيرت "الجزيرة" لهجتها بعد لقاء السيسي بمبعوث قطري؟

    شهدت لهجة قناة "الجزيرة مباشر مصر"، التابعة لشبكة قنوات الجزيرة، التي تبث من قطر، اليوم الأحد، تغييرا تجاه النظام المصري، بحسب مصادر بالقناة ورصد لمراسل الأناضول.

    22 ديسمبر 2014 09:00:00

    حزب سامي عنان يحرك دعوى قضائية لوقف الانتخابات البرلمانية بمصر

    قدم حزب مصر العروبة الذي أسسه الفريق سامي عنان رئيس الأركان المصري الأسبق بدعوى قضائية أمام محكمة القضاء الإداري اليوم الأحد طالب فيها بوقف الانتخابات البرلمانية المزمع إجراؤها مارس القادم،

    22 ديسمبر 2014 05:00:00

    بعد فرز ثلثي الأصوات برئاسيات تونس: ‫‏السبسي‬ 54.7 % مقابل 45.3% للمرزوقي‬

    بعد فرز حوالي ثلثي الأصوات الصحيحة في رئاسيات تونس:الباجي قايد ‫‏السبسي‬ يحصل على 54.7 بالمائة مقابل 45.3 بالمائة للمنصف ‏المرزوقي‬.

    22 ديسمبر 2014 03:55:00

    صحيفة مصرية تتحدى الداخلية: مرشد للأمن الوطن نفذ تفجير الدقهلية

    أكدت صحيفة "المصري اليوم" صحة ما نشرته في عددها الصادر الأحد، بعنوان "مفاجأة: الانتحاري الذي قام بتفجير مديرية أمن الدقهلية مرشد للداخلية"، كاشفة عن أنها تمتلك المستندات والوثائق التي تؤكد ص

    22 ديسمبر 2014 03:00:00

    لص حاول سرقة السيارة .. شاهد ماذا حدث له؟!

    لص حاول سرقة السيارة .. شاهد ماذا حدث له؟!

    22 ديسمبر 2014 02:30:00

    هل تتحول ليبيا إلى فيتنام العرب ؟

    قرار التدخل العسكري الجزائري والمصري المشترك ضد ليبيا لن يُتخذ إلا من تشاك هيجل وزير الدفاع الأمريكي والذي وضع بنفسه الإستراتيجية الأمريكية نحو تقويض ثورات الربيع العربي

    04 أغسطس 2014 08:46:00

    الشعب المصري أسقط السيسي ومشروعه

    نعم انهارت خارطة السيسي، وما يحدث من محاولات للاستمرار مجرد حلاوة روح، وهم شعروا بالزلزال أكثر من الكثير منا، ففقدوا صوابهم وتخبطوا وسنرى ما يسر الشعب الصابر بإذن الله.

    30 مايو 2014 08:13:00

    رمال الخليج المتحركة

    قبل حوالي 3 عقود، وتحديدًا عام 1981، تأسس «مجلس التعاون الخليجي» لمواجهة الخطر الإيراني المتنامي بعد قيام الثورة الإسلامية عام 1979 .

    10 مارس 2014 09:41:00

    مفارقات بين تركيا أتاتورك وأردوغان

    وفي الأخير، أقول: إن الصخرة التي تعتري طريقنا لا تعيقنا، بل نصعد عليها إلى الأرقى بإذن الله تعالى.

    06 يونيو 2013 02:42:00

    عن الموقف الطائفي والموقف المبدئي

    هذا هو الفرق بين الموقف الحر، وبين الموقف المذهبي أو الطائفي أو الحزبي الذي يتدثر بالمقاومة والممانعة ليخفي سوأته، فيما الأولى أن ينحاز أولا وقبل كل شيء لحرية الشعوب.

    05 يونيو 2013 01:49:00

    الشركات الأمريكية والأوروبية وخطة السطو على النيل

    علينا أن نستعيد قوة الدولة المصرية وأن نوقف عمليات الاستنزاف الحادثة الآن، وعلينا أن نسعى لجمع عمقنا الاستراتيجي الشعبي والعربي والإسلامي لقطع الطريق على من يريدون ذبحنا بكل ما يملكون،

    04 يونيو 2013 09:25:00

    إغلاق