}

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت:   عدد القراء : 33999

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    انتهاء مهلة مجلس الأمن للحوثيين بالانسحاب من صنعاء

    انتهت مهلة مجلس الأمن الدولي التي حددها لانسحاب الحوثيين من صنعاء، لسحب قواتهم من المقرات الحكومية والعودة إلى طاولة المفاوضات

    03 مارس 2015 02:45:00

    فيديو.. "داعش" يتوعد تونس بتفجيرات من جنوبها إلى شمالها

    تداول نشطاء موقع التواصل الاجتماعي "فيسبوك" في تونس شريط فيديو نشره المكتب الإعلامي لما يسمى "ولاية برقة"، التابعة لتنظيم "داعش"

    03 مارس 2015 02:35:00

    مصر.. القضاء الإداري يوقف إجراء الانتخابات التشريعية

    قالت مصادر قضائية إن محكمة القضاء الإداري المصرية قضت يوم الثلاثاء بوقف إجراء الانتخابات التشريعية

    03 مارس 2015 02:25:00

    إيران تخفض سعر الغاز المصدر إلى تركيا بنسبة 20%

    أكد حميد رضا عراقي المدير التنفيذي لشركة الغاز الوطنية الإيرانية، أن الشركة لديها إذن بتخفيض سعر الغاز المصدر إلى تركيا بنسبة 20 بالمائة

    03 مارس 2015 02:15:00

    يمنيون ينتقدون هادي: لا بد من صنعاء وإن طابت عدن

    يرى يمنيون أن إعلان الرئيس عبد ربه منصور هادي من عدن أن صنعاء عاصمة محتلة لا يكفي، وطالبوه بأن يصدق فعله قوله ويتخذ خطوات عملية لإنهاء حالة الاحتلال وتحديد متطلبات المرحلة.

    03 مارس 2015 02:05:00

    فيديو..إعلامي مصري يدعي أن شهر رمضان "ملهوش أي لازمة"

    إعلامي مصري يدعي أن شهر رمضان شهر ملهوش اي لازمة

    03 مارس 2015 01:35:00

    السيد الجلال عضو الهيئة العليا لحزب اتحاد الرشاد اليمني في حوار حصري للمفكرة

    إن الحديث عن إمكانية نشوب حرب أهلية محتمل جدًّا، وبالذات إذا فشلت العملية السياسية الجارية في الوصول إلى حل توافقي.

    02 مارس 2015 10:16:00

    السعودية ولملمة الصف السني

    المملكة تحاول قدر استطاعتها لملمة الصف السني أمام الأطماع المتزايدة للخصم التاريخي؛ إيران التي تمتلك مشروعًا منظمًا مزجت فيه الطائفي بالسياسي والنووي بالاقتصادي مستغلة ضعف وتشرذم الصف السني.

    28 فبراير 2015 04:05:00

    "إسرائيل" وجدوى الحرب في أقرب فرصة

    إن الكيان الصهيوني سيخوض عددًا من الحروب أهمها حربان ستكونان في القريب العاجل؛ إحداهما في الجبهة الخارجية، وأخرى على الجبهة الداخلية.

    25 فبراير 2015 10:29:00

    الدكتور "خيري عمر" في حوار حصري حول مستجدات الأوضاع في ليبيا

    الخلاف بين دول جوار ليبيا، هو خلاف على المصالح والأبعاد الجيو - إستراتيجية، مؤكدًا أنه لا يتوقع أن يحدث تغيير في مواقفها...

    23 فبراير 2015 11:05:00

    هل عزلت مصر نفسها بقصف ليبيا؟

    كثير من المحللين رأوا أن النظام المصري برئاسة السيسي استبق أي رد فعل عسكري من قوات فجر ليبيا على ذبح الأقباط المصريين، بهدف عزل قوات فجر ليبيا.

    21 فبراير 2015 12:30:00

    الحوثيون وأمريكا والقضايا المشتركة

    أما في هذه المرحلة، ومع التأثير المحدود الذي منينا به على نحو أكبر مع إغلاق سفارتنا، فإننا سنسعى جاهدين لجعل خياراتنا معلومة.

    19 فبراير 2015 11:04:00

    إغلاق