كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت: - 02:41 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 36405

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    الميليشيات الكردية تقوم بتغيير ديموغرافي منظم شمال سوريا

    أكد تحالف العشائر العربية التركمانية، أن تنظيم الاتحاد الديمقراطي الكردستاني الانفصالي باتباع سياسة التغيير الديموغرافي المنظم، في مناطق شمال وشرق سوريا.

    25 يونيو 2016 08:30:00

    روسيا تجري مناورات بحرية مع عدة دول حتى نهاية العام

    مفكرة الإسلام:أعلن قائد الأسطول البحري الحربي الروسي الأميرال فلاديمير كوروليوف أن روسيا ومصر ستجريان مناورات بحرية مشتركة حتى نهاية العام الحالي.

    25 يونيو 2016 08:00:00

    شاهد.. الهمر الأمريكية تحمل صور ملالي إيران في الفلوجة!

    أظهرت مجموعة من الصور نُشرت على مواقع موالية لميليشيا الحشد الشيعي في العراق، تقدم سيارات الهمرالأمريكية في حي الشرطة بمدينة الفلوجة حاملة أعلام ميليشيا بدر وصور الخامنئي مع غياب كامل لقوات

    25 يونيو 2016 07:40:00

    14 ألف مرتزق أفغاني يقاتلون تحت راية إيران لإنقاذ الأسد

    كشفت معلومات لأول مرة أن إيران جندت ما بين 12 ألفا و14 ألف مرتزق أفغاني في صفوف ما تسمى بميليشيات "فاطميون"، للقتال بجانب قوات بشار الأسد منذ اندلاع الثورة السورية

    25 يونيو 2016 07:20:00

    دمشقية: سعوا لتفكيك سوريا فانقلبت الهجرة سببا لتفككهم

    أشار الداعية والمفكر، دكتور عبد الرحمن دمشقية، إلى أن الأوروبيين مكروا بسوريا وأرادوا تفكيكها فانقلبت عليهم هجرة السوريين وفككت الاتحاد الأوروبي.

    25 يونيو 2016 07:00:00

    تحالف المالكي يطالب بطرد السفير السعودي ويؤيد الإجرام الشيعي

    طالب نائب عن ائتلاف دولة القانون، الذي يتزعمه الطائفي نوري المالكي نائب الرئيس العراقي، بطرد السفير السعودي ثامر السبهان من بغداد، وذلك على خلفية دعمه لأهالي الفلوجة السنة ضد جرائم قوات حيدر

    25 يونيو 2016 06:50:00

    الخروج البريطاني وانتصار ديجول من قبره

    الخروج البريطاني رسخ لمصطلح ديجول الشهير في وصف بريطانيا " بحصان طراودة أمريكي " ، وأكد صحة وجهة نظره في الانجليز ، وأنهم سيتسببون في انهيار الوحدة الأوروبية على المدى الطويل.

    25 يونيو 2016 03:48:00

    هل يقوى الأتراك على وقف أخطر تغيير جيوسياسي يهدد حدائقهم الخلفية؟

    المشهد الإقليمي اليوم بات يحمل مؤشرات في غاية الخطورة بالنسبة للجانب التركي، والطحن الكردي يعمل على أشده في شمال سوريا ، مؤذنا بأكبر وأخطر تغيير جيوسياسي عرفته المنطقة .

    20 يونيو 2016 06:05:00

    جنود "أودين" وأتباع " محمد "

    المشكلة اليوم أن هذه الكراهية والعنصرية لم تعد تترجم حركيا في أحزاب سياسية ذات أيديولوجيات فاشية ، بل تحولت إلى كيانات وتنظيمات وتشكيلات مجتمعية مشحونة بكميات مهولة بالحقد.

    15 يونيو 2016 05:44:00

    خبير في الشئون الأمريكية لـ"مفكرة الإسلام": هذه هي الكارثة الكبرى في فكر ترامب

    أكد الدكتور أحمد غانم، المراقب السياسي والخبير في الشئون العربية الأمريكية السياسية أنه لا يستطيع أحد التنبؤ بمن سيخلف أوباما في البيت الأبيض, فكل استطلاعات الرأي هي أمور إرشادية.

    13 يونيو 2016 05:59:00

    هل أصبحت حماس على استعداد للجولة القادمة؟!

    وما زاد الأمور تعقيداً هو اندلاع ما يطلق عليها انتفاضة السكاكين في العام الماضي حيث انتشرت عمليات الهجوم على المدنيين الإسرائيليين طعناً بالسكاكين فضلاً عن محاولة دهس المدنيين الإسرائيليين.

    11 يونيو 2016 05:46:00

    ماذا يحدث في حركة النهضة التونسية؟

    في مؤتمر العاشر الذي أقامته حركة النهضة، في العشرين من مايو الماضي، أعلن رئيسها وزعيها راشد الغنوشي الفصل بين الدعوي والسياسي، وعد ذلك مرحلة جديدة وأفق جديد تدخل به الحركة عالم السياسة.

    09 يونيو 2016 10:45:00

    إغلاق