كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت: - 02:41 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 37103

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    الكنيست يؤجل التصويت على منع الأذان في القدس

    قرر الكنيست "الإسرائيلي"، اليوم الأربعاء، تأجيل التصويت بالقراءة الأولى، على مشروع قانون منع رفع الأذان في المساجد بمكبرات الصوت في أراضي 48 المحتلة والقدس , حتى يوم الاثنين المقبل.

    30 نوفمبر 2016 05:55:00

    السعودية: القبض على شاب انتحل صفة فتاة واحتال على ضحاياه

    أطاحت شعبة التحريات والبحث الجنائي بشرطة الطائف بشاب عشريني انتحل شخصية فتاة عبر مواقع التواصل الاجتماعي.

    30 نوفمبر 2016 05:45:00

    رسالة وداع من "مفكرة الإسلام"... اليوم نضع رحالنا

    نعم؛ لقد حان وقت الوداع والتوقف بعد هذه الفترة الطويلة الجميلة ... نفترق عنكم وكلٌّ منَّا يحمل بطيّات قلبه مشاعرَ مختلطةً ما بين محبةِ الماضي وحُزْنِ الانقطاع، ومودَّةِ التواصُل وأسى الفراق

    30 نوفمبر 2016 05:25:00

    إطلاق النار على السفارة الأمريكية في تشاد‎‎

    تعرضت السفارة الأمريكية، بالعاصمة التشادية "نجامينا"، اليوم الأربعاء، إلى إطلاق نار كثيف، وفق وسائل إعلام محلية.

    30 نوفمبر 2016 05:22:00

    إجلاء آلاف الأمريكيين في ولاية تينسي بسبب حرائق الغابات

    تسبّبت حرائق الغابات في إجلاء آلاف السكان، وتحطم وإلحاق أضرار بالغة بالكثير من المباني غربي ولاية تينسي الأمريكية، وتحديداً في مدينتي غاتلينبرغ وبيجون فورج، خلال الساعات الماضية.

    30 نوفمبر 2016 04:45:00

    تعطيل جلسة للبرلمان الأسترالي بسبب اللاجئين

    رفع البرلمان الأسترالي أعمال إحدى جلساته بعد أن أجبرت هتافات محتجين معارضين لسياسة البلاد بشأن اللاجئين رئيس الوزراء طوني سميث على ترك القاعة.‎‎

    30 نوفمبر 2016 04:30:00

    أوروبا وحيدة في عالم ترمب

    مرة أخرى، تصبح أوروبا وحدها. منذ نهاية الحرب العالمية الثانية، كانت أوروبا تنظر إلى العالم من خلال عدسة عبر أطلسية. ولم يخل الأمر من لحظات سعيدة وأخرى كئيبة في التحالف مع الولايات المتحدة.

    26 نوفمبر 2016 07:47:00

    نهاية القوة الأميركية الناعمة

    أصبح الحلم الأميركي كابوسا على العالم. وستستمر الشياطين في الصعود من صندوق باندورا في عام 2016 -مع تقارير حول استعمال العنصرية من قبل أنصار ترمب- وتشويه الآخرين أيضا.

    23 نوفمبر 2016 07:53:00

    لماذا أخطأت استطلاعات الرأي بانتخابات أميركا؟

    تعد الانتخابات من أكبر الفرص الذهبية التي ساهمت في نماء مسيرة استطلاعات الرأي، وربما لا نبالغ إذا قلنا إن انتخابات الرئاسة الأميركية هي سبب وجودها

    19 نوفمبر 2016 07:54:00

    ترامب الرئيس وجبهاته المفتوحة

    يحتاج العالم قسطا من الزمن كي يستوعب حقيقة فوز شخص اسمه دونالد ترامب برئاسة أميركا

    10 نوفمبر 2016 12:25:00

    أميركا بعد الانتخابات

    أظهرت الحملة الرئاسية الجارية في الولايات المتحدة افتقارها إلى الكياسة ووجود فوارق شاسعة بين المرشحين.

    05 نوفمبر 2016 08:17:00

    سيناريو الرعب في الانتخابات الأميركية

    أميركا لم تقدم في هذه الانتخابات خيارات مشرفة لها ولا للعملية الديمقراطية فيها، بل وضعت نفسها في أزمة، والعالم من حولها في قلق من التداعيات خصوصًا مع سيناريو الرعب الذي تمثله ظاهرة ترامب.

    03 نوفمبر 2016 07:46:00

    إغلاق