كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

نشرت: - 02:41 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 35799

media//الساعة معدلة.JPG

كيف تعد جدول أعمال اجتماعات العمل؟

إن جدول الأعمال له الدور الأكبر في نجاح إجتماعات فرق العمل،فاجتماع دون جدول أعمال يشبه خروج فرقة بحث دون أن تحمل خارطة.

                   ونظرًا لذلك؛ فإنه يجب ألا يكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزع في الشوارع، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل ليبقي الجميع في مسار معين، ويمنع أقل المواضيع أهمية أن تستغرق معظم وقت الاجتماع، كما يجب أن يكون ترتيب الموضوعات في تناولها وفقًا لأهميتها النسبية، وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ـ إن أمكن ذلك ـ وفقًا لأهميته، ثم مناقشة كل بند في جدول الأعمال بصورة تضمن الوصول إلى نتيجة محددة، ثم يتم تسجيلها.

السؤال الأهم.

وهنا يفرض السؤال الأهم نفسه: ما الذي يجب أن يتضمنه جدول الأعمال؟ ونحن نجيبك أنه لا بد للائحة الاجتماعات النموذجية أن تنضوي على ما يلي:

1-  التركيز على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع، وبيان الغرض من الاجتماع، ويُذكر بشكل واضح جدًا.

2-  أسماء الأفراد الذين سيعقدون الاجتماع أو المشاركين فيه، وهنا ننبه على ضرورة تزويد الأفراد المشاركين بالمعلومات والموضوعات المطروحة للنقاش قبل بدء الاجتماع.

3-  مدة الاجتماع، ونشير إلى أهمية العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان، حيث تشير الدراسات إلى أن انتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عن ساعتين.

4-  زمان ومكان الاجتماع، حيث يكون الأفراد في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحًا والساعة الثانية عشرة ظهرًا، أو تكون ـ في حالة تناولهم غذاءً خفيفًا ـ بين الساعة الثانية بعد الظهر والخامسة مساءً.

5-  أدوار المشاركين، ودور كل مشارك علي حدة، واسم الشخص المسؤول عن كل بند، والمدة المخصصة له.

مثال على جدول أعمال الاجتماع.

                             جدول أعمال الاجتماع

الغرض

تسعير منتج جديد    

الأهداف

وضع قواعد وإرشادات لتسعير المنتج الجديد

موضوع الاجتماع

دراسة مختلف المتغيرات في التسعير، وتقرير قواعد التسعير.

المشاركون

رئيس الاجتماع: خالد

الأعضاء:  كريم و عمر و سامي و مجدي

المكان

قاعة المؤتمرات في الطابق الخامس

الموعد

من الساعة العاشرة صباحًا إلى الساعة الثانية عشر ظهرًا، يوم 2 رجب 1429هـ

 

بند جدول الأعمال

المتحدث

الوقت المخصص

الافتتاح

خالد

5 دقائق

مراجعة للكلفة الاعتيادية للمنتج باستثناء تكاليف التطوير

كريم

5 دقائق

تقرير حول قنوات التوزيع النموذجية

عمر وكريم

10 دقائق

استعراض تسعير المنافسين

سامي

5 دقائق

تقرير حول نتائج جماعات الهدف من الزبائن واختبار المنتج... إلخ

مجدي

10 دقائق

مناقشة التسعير من الجماعة كلها

الجميع

15 دقائق

إقرار القواعد النهائية للتسعير

الجميع

5 دقائق

الخطوات التالية

خالد وبمدخلات من الجميع

مفتوحة

بالطبع يمكنك إدخال أية تعديلات علي هذه اللائحة بما يناسب الحالة التي لديك مثل حالة اجتماع خاص أو حالة من تدعوهم دعوة خاصة، وهكذا يتبين لك ـ عزيزي القارئ ـ أن جدول الأعمال ما هو إلا لائحة سهلة التناول تساعدك في تنظيم أي اجتماع من حيث شمولها على الأسئلة الخمسة، لماذا الاجتماع؟ وماذا فيه؟ ومن؟ وأين؟ ومتى؟ كما اتضح من المثال السابق.

البنود الذهبية لجدول الأعمال الناجح.

هناك قاعدة عامة تفترض أن مناقشة الموضوع الواحد تستغرق 30 دقيقة، ولكن لا تنسَ أن ثمة احتمالات لحصول تغيير في المدد المخصصة؛ فبعض الموضوعات يمكن أن تتداخل مع غيرها، وبعضها الآخر قد يحتاج لوقت إضافي، فكن مرنًا في ذلك، وحاول دومًا أن تجتنب المبالغة في تقدير عدد الموضوعات التي يستطيع الاجتماع تغطيتها ضمن المدة المخصصة، وكن دقيقًا في ترتيب تسلسل بنود جدول الأعمال حسب الأولوية كما يلي:

أولًا: اختر القضايا ذات الترابط المنطقي، أو تلك التي يبنى أحدها علي الآخر، فمثلًا إن كنت بحاجة لقرار يقضي بالمضي أو عدم المضي في إطلاق منتج جديد، لا تضع الخطة التسويقية للسنة القادمة بندًا أولًا علي جدول الأعمال، ولكن ابدأ بدراسة مدى استعداد السوق لقبول المنتج الجديد.

وثانيًا: افصل بين القضايا المطروحة من حيث تنوعها، فمثلًا تبادل المعلومات يأتي في المقام الأول، يليه اتخاذ القرارات، وأخيرًا حل المشكلات، وإذا وجدت أمامك بنودًا يحتويها التعقيد قم بتحويلها إلى أجزاء يمكن معالجتها بسهولة، أفسح المجال لمناقشة الأمور المهمة، ولتكن البداية أولًا ببضعة بنود سهلة البحث، وارسم خطتك بحيث تطرح أصعب النقاط للبحث حين يكون المشاركون في أحسن حالة من صفاء الذهن والإبداع، وهذا قد يعني خروجهم إلى فسحة؛ لتناول القهوة أو وجبة طعام خفيفة بعد الانتهاء من بعض الأعمال، حتى يعودوا  وهم في أفضل حالة من النشاط والطاقة.

كلمة السر قبل الاجتماع.

          بعد أن تكون قد حددت الغرض من الاجتماع، ومن سوف يحضره، وقررت مكانه ومدته، ورسمت الأدوار والمسؤوليات، ووضعت جدول الأعمال، فابدأ بما يلي:

1-  تعميم جدول الأعمال على المشاركين: احرص علي توزيع جدول الأعمال على المشاركين، متضمنًا بيانًا بالغرض والأهداف، ولائحة بالنتائج  المتوقعة، والمدة الزمنية المقترحة لكل موضوع، فأنت إذا قدمت للمشاركين جميعًا المعلومات المسبقة الكافية؛ اختصارًا للوقت، وتسريعًا لمناقشة موضوع معين، عندئذ يكون استخدامك لوقت الاجتماع أكثر فاعلية وأثرًا من خلال الدخول فورًا في مناقشات تنم عن علم ومعرفة؛ نظرًا لعدم وجود حاجة للشرح والتوضيح.

2-  تقديم المواد المساعدة: إذا احتاج المشاركون لبعض المواد المساعدة التي تقدم صورة كاملة عن الموضوع قيد المناقشة، اعمل علي جمع هذه المواد والوثائق ذات العلاقة، ووزعها علي المشاركين قبل الاجتماع، وهذا العمل ذو فائدة كبرى؛ ذلك أنه يتيح لجميع المشاركين العمل انطلاقًا من معرفة واحدة بالموضوع، وبهذه الحالة يكون ثمة احتمال كبير لتوصل المجتمعين إلى إجماع في الرأي، وبالتالي اتخاذ قرارات قابلة للتنفيذ الفعلي، وشجع المشاركين علي قراءة  تلك المواد المقدمة قبل الاجتماع.

 وقد يتكاسل المجتمعون عن قراءة مثل هذه المواد ويستثقلونها، ولكن بمقدورك أن تتغلب على هذه الحالة بالتحدث إلى المشاركين قبل الاجتماع حول آرائهم وأهدافهم، فإن أبديت اهتمامًا بما لديهم من آراء وأفكار، فثمة احتمال كبير بأن يردوا لك هذا الجميل بقراءة مثل هذه المواد.

وأخيرًا، لا تنسَ الاهتمام بالإدارة العليا؛ احرص على تقديم معلومات موجزة عن  مجريات الاجتماع لمديرك المباشر، وغيره من المدراء الذين لم  يحضروا الاجتماع، ويهمهم أن يعرفوا نتائجه، وقدم لهم نسخة من جدول الأعمال، وغيره من المواد والوثائق المساعدة حسب الحاجة.

أهم المراجع.

1-  كتاب إدارة الاجتماعات حلول من الخبراء لتحديات يومية، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال، نقله إلي العربية وليد شحادة.

2-  عدة المدير الجديد، روبرت كريتيندون.

3-  إذا كنت مديرًا ناجحًا كيف تكون أكثر نجاحًا؟ميشيل أرمسترونج.

4-  مركز التميز للمنظمات غير الحكومية، تصنيف ورقم الوثيقة: أدلة تدريبية، عدد 21 نوفمبر 2002.

التعليقات

2 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    نظام الأسد يسيطر على مراكز المحافظات فلماذا يلجأ لدولة علوية؟

    أكد الكاتب الصحفي وائل عصام أن النظام السوري لا يبدو مهتما في هذه المرحلة باقتطاع دولة علوية، ببساطة لأنه ما زال يبتلع سوريا كلها.. فلماذا يحشر نظام الأسد نفسه في جيب ساحلي، وهو فعليا يسيطر

    07 فبراير 2016 07:30:00

    "القاتل الصامت".. رابع أكثر الأسباب المؤدية للوفاة بين المصريين

    يعتبرارتفاع ضغط الدم أو القاتل الصامت، أحد أخطر الأمراض التى تصيب أكثر من مليار ونصف شخص على مستوى العالم، منهم نحو 16 مليون مصرى، ويتسبب ارتفاع ضغط الدم فى رفع خطر الإصابة بأمراض القلب والس

    07 فبراير 2016 01:30:00

    مصرع الرجل الثالث في جماعة الحوثي

    لقي الرجل الثالث في تنظيم جماعة الحوثي مصرعه، اليوم السبت.

    07 فبراير 2016 01:05:00

    أكاديمي إماراتي: دول الخليج سلمت قيادة الملف السوري للسعودية

    أكد الأستاذ المشارك في قسم العلوم السياسية بجامعة الإمارات الدكتور عبدالخالق عبدالله أن الإمارات ودول الخليج وبعد معاناة مع الأزمة السورية أقروا مبدأ واستمروا عليه.

    07 فبراير 2016 12:50:00

    بالفيديو.. دهس شرطي أمريكي بشكل مروع عند نقطة تفتيش

    بالفيديو.. دهس شرطي أمريكي بشكل مروع عند نقطة تفتيش

    07 فبراير 2016 12:40:00

    وفاة أنيسة مخلوف والدة بشار الأسد

    أعلن الإعلام السوري التابع للنظام عن وفاة أنيسة مخلوف، والدة رئيس النظام بشار الأسد، اليوم السبت، في دمشق عن عمر يناهز 86 عاماً، وفق ما أفاد الإعلام الرسمي السوري.

    07 فبراير 2016 12:30:00

    في " جنيف 3" السوخوي عنوان الحقيقة

    فليس ثمة ثورة انتصرت في قاعات المؤتمرات ، والتيه في التفاصيل والجزئيات، ولو تحركت الكتائب وتكلمت البنادق لتجمدت عروق الطغاة وحلفائهم

    06 فبراير 2016 09:39:00

    ماذا لو فشلت مفاوضات جنيف؟!

    ويقول مراقبون أن هناك خبراً ساراً للغاية لإدارة الرئيس "باراك أوباما" وهو أن تلك المفاوضات من الممكن أن تستمر إلى ما لا نهاية.

    04 فبراير 2016 08:44:00

    القواعد التركية العسكرية ... من التصفير إلي التمكين

    جاء إعلان الحكومة التركية عزمها تأسيس قاعدتين عسكريتين لها فى قطر والصومال انتقالا من مرحلة التأثير فى الإقليم بالقوي الناعمة والتعاون الثقافي والاقتصادي إلي مرحلة استخدام القوي الخشنة.

    02 فبراير 2016 08:57:00

    حقيقة الصراع الطائفي فى منطقة الشرق الأوسط

    الأحداث الجارية تشير إلى أن المنطقة باتت مُرشحة لصراع طائفى دموى بين السُنّة والشيعة.

    31 يناير 2016 09:09:00

    كردستان الكبرى وشبح جنوب السودان

    حين يأتي ذكر منطقة الشرق الأوسط ، أو النطاق الإقليمي الممتد من المحيط إلى الخليج ، غالبًا ما يتم الحديث عن الثقافات الثلاث ؛ العربية والفارسية والتركية.

    30 يناير 2016 09:50:00

    خبير بالشئون الفارسية يكشف لـ"مفكرة الإسلام" أبعاد المؤامرة الإيرانية

    أكد الدكتور فكري سليم ، أستاذ ورئيس قسم اللغة الفارسية والخبير في الشئون الإيرانية بجامعة الأزهر أن إيران تمر بمرحلة صدمة الحسابات الخاطئة عقب أزمتها الأخيرة مع السعودية.

    28 يناير 2016 11:06:00

    إغلاق