سلسلة الرقابة الإدارية (2) مراحل الرقابة

نشرت: - 01:03 م بتوقيت مكة   عدد القراء : 6284

media//_new_الرقابة الادارية.jpg

مصطفى محمد كريم

يقول الدكتور زكي محمود هاشم: (تعتبر الرقابة كالتخطيط تنظر إلى الأمام وتهدف إلى تلافي الأخطاء والانحرافات قبل حدوثها، وتسعى إلى تصديها، وتقدم الحلول لمعالجة المشاكل القائمة وتلافي تكرار حدوث الأخطاء أو الانحرافات)، لهذا عزيزي القارئ نكمل ما بدأناه عن مراحل الرقابة، فقد تكلمنا عن أُولى تلك الخطوات وهي وضع المعايير الرقابية، ونستكمل تلك الخطوات في هذا المقال وهي:

الخطوة الثانية: قياس الأداء الفعلي:

وهذه المرحلة مرهونة بالمرحلة السابقة فمن الصعب قياس الأداء الفعلى وتقويم مدى مناسبته دون أن يتوفر لدى المراقب "المعايير الملائمة الواجبة" السابق وضعها وإقرارها.

يقول الدكتور فايز الزغبي: (ويقصد بذلك القياس الفعلي لما تم إنجازه ومقارنته بالمعيار الرقابي إذا كان المعيار يتم التعبير عنه كميًّا أو نوعيًّا، وذلك لهدف اكتشاف مدى تطابق العمل الفعلي مع المعيار وتحديد مقدار الإنحراف إيجابيًا كان أم سلبيًا واكتشاف مسبباته وظروف حدوثه).

ويقول الدكتور كامل محمد المغربي: (إن قياس الأداء الفعلي المرحلة الوسطى من مراحل الرقابة الثلاث فقد تناولنا في المقال السابق مرحلة وضع المعايير وعلاقتها بوضح الأهدف والخطط، فوضع المعايير وتحديدها يعتبر خطوة حاسمة في حل العديد من المشاكل الإدارية).

ولذلك حتى تتم العملية الرقابية أو الإشرافية بشكل موضوعي يجب على المُراقِب أن يأخذ في حسبانه أيضًا عدة اعتبارات بخلاف اعتبار "سلامة المعايير الواجبة"، والتي من أهمها:

أ‌-    مراعاة نطاق الإشراف:

تقضي المبادئ الإدارية بأن يكون نطاق الإشراف الذي يقع تحت مسؤولية المُراقِب مناسبًا، وهذا الأمر بطبيعته مرهون بعوامل مختلفة مثل:

-         مدى كفاءة ومهارة وخبرة المراقب نفسه.

-         مدى تمركز المرؤوسين موضع المراقبة.

-         مدى درجة حداثة خبرة المرؤوس بمهارات الوظيفة التي يشغلها.

-         مدى فاعلية نظم الاتصال المتبعة بين المُراقِب والمُراقَب والمرؤوسين.

-         مدى درجة تجانس المهام التي يؤديها المرؤوسين موضع المراقبة.

ب‌-     مدى تفهم المرؤوسين مُقدَّمًا لأهداف المراقبة:

إن عدم الإلمام المُسبق للمرؤوسين بمبررات المراقبة على إنجازاتهم، والتفهم للكيفية التي ستتم بها، والأدوات التي سيستعين بها المراقبون في أداء إجراءاتها، كل ذلك يجعل عملية المراقبة عديمة الجدوى لأنها بهذه الصورة لن تحرز الأهداف المنشودة منها.

وهنا يظهر دور المدير المُراقِب حيث يقع على عاتقه مهمة تهيئة نفوس العاملين للمراقبة حتى يتقبلوا أي استفسار أو مناقشات تُثار معهم بتفاهم وارتياح.

هذا مع التأكيد للمرؤوسين أن هدف الرقابة لا يقتصر على مجرد اكتشاف سلبيات الأداء بقدر الاستفادة منها كمؤشرات واقعية تفيد في تطوير المعايير الرقابية اللاحقة، وكذلك عند إعادة التخطيط للفترات التالية.

ت‌-      أن يكون هناك حدة للخطأ المسموح به:

من الصعب عمليًّا أن يؤدي الفرد أعماله المطلوبة منه بدرجة صواب 100% على الدوام، لذلك لا يعيبه أن يرتكب بعض الهفوات أو الأخطاء بشرط أن تكون في الحدود المسموح بها (وذلك من حيث عدد مرات الخطأ، ونوعيته) حرصًا على مصلحة العمل؛ لأنه بتجاوزه لهذا الحد أو ذلك الهامش ستتحول هذه الأخطاء لسلوكيات تصبح لها صفة الاعتياد المسموح به وعندئذٍ قد تكتسب صفة عدم جواز المحاسبة عليها، ووسيلة المراقب في قيامه بعملية التقويم الفعلي لأداء مرؤوسيه تتم عادة من خلال كل من أسلوب:

1- المتابعة المباشرة (الحية) من خلال المشاهدة: وهذا الأسلوب يقضي بنزول المدير لمواقع العمل (الإدارة بالتجوال)، حيث يبدأ المراقب يتتبع بالملاحظة أداء كل مرؤوس على حدة أو الجماعة ككل، وقياس النتائج على أن يقارن ذلك بالمعايير الرقابية الواجبة سواء على مستوى الفرد، أو على مستوى الجماعة، فتتكشف له المعوقات أو الانحرافات الفعلية التي تتجاوز حدود السماح، وهي التي يستحق عنها عندئذ المساءلة وتوقيع العقاب المناسب.

2- المتابعة المباشرة الآلية من خلال الكاميرات: وهذا الأسلوب يتم بموجب المُراقِب، ولكن من مكتبه من خلال جهازه الآلي الموصل بكاميرات مركبة بمواقع العمل، ولذلك يعتبر هذا الأسلوب مباشرًا أيضًا في المراقبة.

وهناك سمة اختلاف بين المراقبة الحية بالعين والأخرى الآلية، وهو أن الأسلوب الأول يُتيح الفرصة للمراقب أن يتناقش مباشرة مع المرؤوس ويستمع إليه ويتبادلان، وجهات النظر في نقاط الاختلاف، مما يجعل منها وسيلة جيدة للاقتناع بوجهة النظر الصحيحة في النهاية وبالتالي سرعة الاستجابة للتصحيح.

وأهم ما يعيب هذا الأسلوب هو طول الفترة المستغرقة في عملية التقويم والمناقشة مع المرؤوسين مما قد يؤثر على وقت وحجم العمل المتبقي سواء للمدير أو للمرؤوس.

أما الأسلوب الثاني للمراقبة، وهو ما يتم بواسطة الكاميرات فهو يُعد أكثر توفيرًا لكل من وقت وجهد المدير المراقب، كما أنه يتيح له فرصة الاحتفاظ بالمعلومات لديه بالحاسب ومن ثم سرعة استردادها وقت الحاجة إليها.

ولعل أهم ما يُؤخذ على هذا الأسلوب افتقاده لعنصر المناقشة المباشرة بين المدير والمرؤوس عن نقاط الصعوبات التي تعتري الأداء مما يقلل من درجة حماس واستجابة المرؤوسين عند تلقي أي توجيهات أو قرارات تصدر لهم دون سابق مناقشة.

وعملية المراقبة الفعلية هنا يمكن أن تُؤدى بواسطة الرئيس (أي المدير)، أو يُمكِن أن يُخصِّص لها مُشرفين متفرغين ومسؤولين عن متاعبة التنفيذ كالمهندسين، ومُشرفي العمال وغيرهم.

3- المراقبة غير المباشرة: وهي تلك التي تتم من خلال:

أ‌-     التقارير المكتوبة التي قد يُعدُّها المرؤوس بنفسه لرئيسه.

ب‌-    التقارير المكتوبة أو الشفهية التي تُعد بمعرفة المُشرِف والتي يرفعها ويبلغ بها مديره المباشر الذي يعمل تحت رئاسته.

ويعد أسلوب التقويم من خلال التقارير أفضل من كل من النوعين السابقين لأن التقويم هنا يكون مُتأنيًّا وأدق وأكثر واقعية؛ باعتباره صادرًا من المرؤوس نفسه أو من المشرفين المتخصصين.

وتعد التقارير المكتوبة أفضل من مثيلتها الشفهية لأنها تتمتع بمنزلة مصادر مُوثقة يمكن الاحتفاظ بها واستعادة معلوماتها الواقعية عند الحاجة.

الخطوة الثالثة: تصويب الانحرافات:

وترتبط هذه المرحلة ارتباطًا وثيقًا بنتائج مخرجات القياس للمرحلة السابقة، وهي تلك المرحلة التي عادة ما تُسفر عن واحد من النتيجتين التاليتين: بمعنى إذا ما جاءت النتائج:

-   إيجابية: أي أن الانحرافات قد جاءت في ظل التجاوزات المسموح بها فعندئذٍ لا يكون هناك مبررًا للقيام بالمرحلة الثالثة المسؤولة عن تصويب الانحرافات.

-   أو سلبية: أي أن هناك انحرافات تجاوزت الحدود المسموح بها فإن ذلك يكون مبررًا لاستكمال إجراءات العملية الرقابية، وبالتالي القيام بالمرحلة الثالثة التي هدفها الإصلاح للانحرافات بهدف إعادة سير العمل لمساره الصحيح وفقًا للخطة.

وهنا يستوجب الأمر تبعًا لمرحلة تصويب الانحرافات الالتزام باعتبارات رئيسة من أهمها:

·  حصر أسباب الانحراف توصلًا للسبب الرئيسي أو المشكلة الأساسية بالأساليب العلمية المناسبة (والتي يُذكر منها في هذا الشأن نموذج تحليل عظمة السمكة لصاحبها الياباني إيشكاوا الذي يفيد كثيرًا في الوصول للمسببات الفرعية ومن ثم تشخيص المشكلات الإدارية)، وعندئذٍ تكون الإدارة قد نجحت في وضع يدها على أُولى خطوات العلاج؛ بتشخيصها الصحيح للداء الرئيسي المسبب لهذه السلبيات.

·       توافر الصلاحيات الإدارية التي تسمح بتصحيح الانحرافات.

والموقف العلاجي للانحرافات لا ينبغي أن يقتصر على الحلول السريعة فقط بل يجب أن تلاحقها الحلول الجذرية طويلة الأجل لضمان القضاء على الانحراف في الوقت الحالي وأيضًا اللاحق.

هذا مع ملاحظة أيضًا أن الانحرافات محل التصحيح ليست بالضرورة أن تكون كلها ممن تقع في نطاق مسؤولية المرؤوس حتى تكون محل محاسبته عليها؛ لأن الكثير منها عمليًا قد يكون راجعًا للإدارة نفسها مثل مبالغتها في الأهداف التي أقرتها، أو في المعايير التي فرضتها على العاملين بالمنظمة والمتعاملين معها، أو بسبب عدم مناسبة المواد والإمكانات المتاحة والمرتقبة.

ويأتي بعد تحديد الإدارة للمشكلة الرئيسية المؤدية لهذه الانحرافات تأتي المبادرة باقتراح الحلول البديلة الممكنة بشرط أن تتلاءم، وظروف وإمكانات المنظمة المادية والبشرية، على أن يُفاضل بينها ويتم اختيار الإجراءات السريعة التي تفيد في حل هذه المشكلة بشكل فوري، وكذلك بحث الوسائل التي تكفل تجنب تكرارها في الآجال الأطول لتقليص التكاليف المباشرة وغير المباشرة التي تنجم عن تكرار هذه الإنحرافات.

يقول الدكتور كامل محمد المغربي: (تعتبر عملية تصحيح الأخطاء والانحرافات ما بين النتائج الفعلية والنتائج المطلوبة المرحلة الأخيرة لوظيفة الرقابة، فعملية تصحيح الأخطاء والانحرافات هي التي تعطي وظيفة الرقابة معناها المتكامل، حيث أن الاجراءات المتخذة ما هي إلا نتيجة للقرارات التي يتخدها المسؤول بناءً على التقارير الرقابية، إلا أن عملية الرقابة لا تُعطي ثمارها من جراء المقاييس أو مقارنة الانتاج الفعلي بالمقاييس الموضوعية، بل من جراء اتخاذ القرارات الضرورية لتصويب الأعمال الفعلية وإغلاق الفجوة بينها وبين المعايير المرغوبة).

هذه عزيزي القارئ كانت خطوات ومراحل الرقابة الإدارية على المنظمات، وأخيرًا ننصح بأن على الإدارة أن تتحلى دائمًا بالنشاط والفاعلية بمعنى ألا تظل حبيسة غرفتها حتى تطفو الشكاوي والمشكلات على سطح المكتب لكي تهم بدورها العلاجي بل يجب عليها تخصيص جزء من وقتها وعملها باستمرار نحو التحري والتنقيب والبحث عن أي بوادر لثغرات أو انحرافات يمكن أن تعتري مواردها البشرية (العاملين) أو المادية (الأصول المختلفة) أو معاملاتها التجارية المنجزة لتسارع بدراستها وتحليلها واقتراح أوجه العلاج الملائمة قبل تفشي تكرارها.

أهم المراجع:

1- مبادئ إدارة الأعمال، أ.د.أحمد بن عبد الرحمن الشميمري، أ.د.عبد الرحمن بن أحمد هيجان، د.بشري بنت بدير المرسي غنام.

2- الرقابة على أعمال الإدارة، د.سامي جمال الدين.

3- الرقابة الإدارية في منظمات الأعمال، د.فايزالزغبي.

4- أساسيات الإدارة، د.زكي محمود هاشم.

التعليقات

0 تعليق commemnt

أضف تعليق


    facebook twitter rss

    بالصور.. جندي روسي يقاتل لصفوف ميليشيا "سوتور" الموالية للأسد

    تداول نشطاء على مواقع التواصل الاجتماعي صور وفيديوهات، لجندي روسي يقاتل بجانب قوات نظام الأسد في عدة مناطق متفرقة من سوريا.

    02 مايو 2016 06:00:00

    ميركل محبطة من سياسة "إسرائيل" وتتجه لإجراءات متشددة حيالها

    كشفت مجلة "دير شبيجل" الألمانية، عن إجراءات جديدة ستتخذها برلين ضد الكيان الصهيوني وذلك بسبب مواقف رئيس حكومة الاحتلال بنيامين نتنياهو.

    02 مايو 2016 05:00:00

    من مخيمات الموت.. أطفال أراكان يتضامنون مع حلب! (صورة)

    تداول ناشطون على مواقع التواصل الإجتماعي، صورة من مخيمات الموت.. لأطفال أراكان يتضامنون مع حلب

    02 مايو 2016 04:00:00

    السلطات الجزائرية تعتقل نشطاء تضامنوا مع حلب

    اعتقلت السلطات الجزائرية، ناشطون اعتزموا التظاهر أمام مقر السفارة السورية في العاصمة الجزائرية، احتجاجاً على المجازر التي يرتكبها نظام الأسد في حلب السورية.

    02 مايو 2016 03:00:00

    نظام الأسد يخفي حجم خسائره في حلب

    ذكرت صحيفة أمريكية في تقرير لها، حالة الرعب التي يعيشها سكان مدينة حلب السورية المقسمة لليوم التاسع على التوالي.

    02 مايو 2016 02:00:00

    الزعاترة: صالح في مسلسل هرطقة جديد والحوثيون نتاج حمقه

    وصف "الزعاترة" الرئيس اليمني المخلوع بعد كلامه الأخير واتهاماته وهجومه غير المسبوق على السعودية رغم كل جرائمه، على حد تعبيره أنه "لا يتوقف عن الوقاحة " .

    02 مايو 2016 01:00:00

    هل تشهد تونس ثورة جديدة؟!

    وقد شمل تقرير "العفو الدولية" العديد من انتهاكات حقوق الإنسان في تونس عقب ثورة 2010 منها التعذيب البدني والاغتصاب والتهديد به.

    01 مايو 2016 09:34:00

    خيارات العراق المُرة؛ إما الصّدر وإما التقسيم

    العراق بلد لم يستطع شعبه أن يتجاوز ذكريات الماضي المريرة ، وهو ما زال يجترها مرة بعد مرة ، حتى أوشك هذا البلد الكبير على الانفجار والانقسام .

    30 أبريل 2016 12:16:00

    الأزمة السورية بين مطرقة موسكو وسندان واشنطن

    والغريب حقاً أن واشنطن تحاول إقناع حلفائها في منطقة الشرق الأوسط بحذو حذوها تجاه الأزمة السورية بل أنها تحاول تقريب وجهات النظر بين حلفائها وبين الروس فيما يخص تلك الأزمة.

    25 أبريل 2016 08:22:00

    كيف نفهم التقارب التركي الإيراني الأخير؟

    لم يعد هناك ثمة ثوابت أو خطوط حمراء في ساحة الأحداث ، أمام تسوماني التغييرات الإقليمية والدولية التي تشهدها منطقة الشرق الأوسط منذ اندلاع ثورات الربيع العربي.

    23 أبريل 2016 09:44:00

    حفتر وداعموه .. والعبث بمستقبل ليبيا

    اجتمعت إرادة المجتمع الدولي على مساندة ما انتهت إليه العملية السلمية في ليبيا، والتي قادتها الأمم المتحدة وانتهت بتشكيل حكومة الوفاق برئاسة فايز السراج.

    21 أبريل 2016 10:58:00

    هل تشتعل حروب الذهب الأزرق في المنطقة؟!

    الشرارة الحقيقية لاندلاع هذه الثورة كان " المــاء " عندما غضب شبان من بلدة درعا في الجنوب السوري من تخصيص الحاكم المحلي الفاسد لخزان المياه الشحيحة، وكتبوا على الجدران عبارات مناهضة للحكم

    16 أبريل 2016 03:13:00

    إغلاق